รักเลยจัง...ตอนที่ 1 สำรวจข้อมูลพื้นฐาน รพ.เลย

ขึ้นหัวข้อเรื่องหวานๆ แบบนี้ ไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับความรักเลยแม้แต่น้อย.. แต่เป็นเรื่องราวของการเริ่มต้นของทีมโรงพยาบาลเลย  ที่จะเปลี่ยน software ที่ใช้งานจาก HOMEC เป็น HOSxP

ว่ากันว่าการเปลี่ยน Software ในองค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่เป็น เรื่องที่ต้องคิดกันให้เยอะๆ คิดให้รอบคอบ เคยมีคนบอกไว้ว่า..การระบบสารสนเทศสำคัญพอๆกับการเปลี่ยนผู้บริหาร  ฟังๆดูแล้วออกจะเวอร์ๆไปหน่อย แต่รู้สึกได้ครับว่ามันไม่ง่ายเลยหรอก ถ้าจะขยับองค์กรขนาดใหญ่อย่าง รพ.เลยให้เปลี่ยนมาใช้โปรแกรม HOSxP ให้ได้ดี มีคุณภาพ ล่ายลั่งจายผู้บริหารและทีมงานที่คาดหวังไว้..

การเริ่มต้นพูดคุย และสำรวจบริบทการทำงานของโรงพยาบาลเลย จึงเป็นงานชิ้นแรก และเป็นจุดเริ่มต้นของเรื่องราวรักเลยจัง..รักจังเลย 

เช้าวันศุกร์ที่ 28 ตุลาคม 2554 หลังจากที่ขับรถวนอยู่หลายรอบ ดูจากสถานการณ์สถานที่จอดรถในโรงพยาบาลเลย ช่วงเวลาเร่งด่วนแบบนี้ถ้ามีบุญพอคงหาที่จอดได้ แต่เกรงว่าจะสายเกินไป ผมโทรนัดกับอิ๊ดให้เอารถไปจอดที่ สสจ.เลย และด้วยความกรุณาจากพี่แม้ว หัวหน้างาน ICT ที่ช่วยประสานงานจัดรถไปส่งที่โรงพยาบาลเลย ทำให้ลดเวลาที่อาจจะเน่าบูดเสียไป จากการหาที่จอดในตัวเมืองได้พอสมควร

พวกเราเริ่มต้นกันที่ ศูนย์คอมพิวเตอร์ ชั้น 4 ทีมงาน ICTLoeiมีผม ,อิ๊ด,โต,แบงค์ ร่วมกับทีมของ รพ.เลย จับเข่าคุยกันเรื่องของการเก็บข้อมูลในวันนี้ ว่ามีวัตถุประสงค์อย่างไร มีจุดบริการไหนที่ต้องการไปบ้าง ฯลฯ

ส่วนทีมของ รพ.เลย มาร่วมประชุมกันหลายท่าน ครับ แม้ว่าจะยังไม่คุ้นเคยกัน แต่ด้วยความมุ่งมั่นของทุกคนทำให้ เลยลืมที่จะแนะนำถามไถ่ว่า ชื่อนั้นสำคัญไฉน..  ใครเป็นใครกันบ้าง

หลังจากตกลงบริการ พวกเราลงมาที่ชั้นล่างเพิ่อเก็บข้อมูล ณ จุดเริ่มต้น จะว่าไป Flowการทำงานของ โรงพยาบาลขนาดใหญ่มีความซับซ้อนกว่า รพ.ชุมชนพอสมควรนะครับ ทั้งแผนกบริการบวกกับปริมาณคนไข้  

สำหรับขั้นตอนการเข้ารับบริการ มีการวางระบบไว้ค่อนข้างดีครับ ผมสอบถามขั้นตอนการใช้บริการที่จุด screen ซึ่งจะมีพี่พยาบาลคอยให้บริการสอบถาม และแนะนำ รวมทั้งแจกบัตรคิวเข้ารับบริการ ถ้าเป็นผู้ป่วยนัดสามารถไปตรงจุดนัดได้เลย แต่ถ้าเป็นการเข้ารับบริการใหม่ยังไม่เคยมีบัตรมาก่อนต้องมาบริการตัวเอง ด้วยการกรอกประวัติให้เรียบร้อย หลังจากนั้นจึงจะไปยื่นเอกสารที่ห้องบัตร

หลังจากที่คีย์ข้อมูลส่งตรวจ พิมพ์ใบสั่งยา ข้อมูลจะส่งต่อไปให้เจ้าหน้าที่ศูนย์ประกันตรวจสอบสิทธิจากหน้าเวปของ สปสช. อีกครั้ง และประทับตราว่าผ่าน ..สามารถไปต่อได้แต่ถ้าไม่ผ่านก็จะมีการแจ้งให้ทางห้องบัตรแก้ไขให้เรียบร้อย..

จอย หัวหน้างานเวชระเบียนกำลังอธิบายการทำงานของห้องบัตรและโปรแกรม HOMEC

หลังจากผ่านจุดลงทะเบียนเข้ารับบริการที่ห้องบัตร คนไข้ก็จะไปนั่งรอที่แผนก และรอคิวเรียกรับบริการซึ่งจะคล้ายกันทุกแผนก แตกต่างกันเพียงว่าการให้บริการส่วนใหญ่เจ้าหน้าที่ไม่ได้คีย์บันทึกข้อมูลการเข้าร่วมบริการผ่านระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งหน้าห้องตรวจ และที่ห้องตรวจแพทย์ ใช้ระบบ "แล่น" และ"แมนง่วน" กันซะส่วนใหญ่.. ยกเว้นบางจุดเช่นจุดรับใบนัดที่มีการบันทึก และออกบัตรนัดจากคอมพิวเตอร์.. มีบางแผนกที่แพทย์ พยาบาลเริ่มมีการลงบันทึกข้อมูลบริการลงใน HOMECกันบ้าง 

:: อิ๊ด Admin จาก รพ.เอราวัณ ::

การเดินดูวิธีการทำงานของแผนกต่างๆ พบวิธีทำงานแบบอนุรักษ์นิยม การใช้ตราประทับปั้มลงใน OPD card  เช่น ผลแล๊ป ,คำแนะนำบริการ เพื่อช่วยลดการเขียนข้อความซ้ำๆที่มีการใช้บ่อยๆ เป็นประจำ..

ห้องบัตรเป็นจุดออกเลข Admit และ Refer 

เนื่องจากระบบงาน ออกแบบเป็นแบบผสมผสาน และเครื่องที่ให้บริการที่มีจำกัด ทำให้เป็นระบบคู่ขนานกันทั้งแบบคอมพิวเตอร์ และ แมนนวล ทำให้เห็นได้ชัดว่ามีงานที่ทำกันซ้ำๆ  เช่น การสั่งแล็ปจะใช้วิธีการเขียนลงในใบแล็ป และให้คนไข้ไปส่ง และเจ้าหน้าที่ห้องแล็ปก็จะทำการสั่งและลงรับแล็ปเอง ถ้าเป็นการสั่งผ่านระบบคอมพิวเตอร์ แพทย์/พยาบาลสั่งผ่านโปรแกรม ซึ่งเจ้าหน้าที่ห้องแล็ปตรวจสอบและลงรับ ก็สามารถลดขั้นตอนได้พอสมควร.. แต่เข้าใจไปว่าบางทีทีมงาน อาจจะยังไม่มั่นใจการสั่งแล็ปผ่านระบบคอมพิวเตอร์ จึงพอใจที่จะใช้ในแบบเดิมมากกว่า..

ผลที่ตามมาคือ ภาระงานที่เพิ่มขึ้น ทั้งๆที่กระบวนการบางอย่างสามารถลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนการทำงานได้..

เท่าที่สังเกตดู เจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ค่อนข้างดีครับ แม้จะเป็นการจิ้มดีด แต่ก็ทำได้ในสปีดที่ค่อนข้างเร็ว..

มี Flow หลายจุดที่เห็นได้ชัดถึงการทำงานซ้ำซ้อนและเนื่องจากแต่ละจุดบริการส่วนใหญ่ ไม่ได้ลงบันทึกข้อมูล ณ เวลาขณะนั้น ทำให้ปริมาณงานหลายอย่างจะต้องไปกองอยู่ที่ปลายทาง รอผู้รับผิดชอบมาตรวจสอบ และเก็บรายละเอียดข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์

เอ๋ ใหญ่ แม่งานหลักของทีมศูนย์คอมพิวเตอร์ รพ.เลย กำลังอธิบายขั้นตอนการทำงาน

วิธีการทำงานบางอย่าง ทางโรงพยาบาลเลยก็ใช้วิธีง่ายๆ เช่นการทำเลขคิวเข้ารับบริการก็ใช้การตัดกระดาษ แยกสี และเขียนตัวเลขลำดับคิว ซึ่งไม่ต้องใช้เทคโนโลยีระบบเรียกคิวหรือเครื่องไม้เครื่องมือที่ซับซ้อนอะไรมากมาย แต่ก็ใช้จัดบริการอย่างได้ผล...

ถ้าเป็นโรงพยาบาลชุมชน คนไข้เฉลี่ยวันละ 300-500คน ส่วนตัวผมคิดว่ายังคงพอมีแรงยิ้มผู้รับบริการได้ไหว แต่ที่โรงพยาบาลทั่วไป.. คนไข้กว่า 1,500รายต่อวัน แถมมีคนไข้หนักรอรับบริการ ซึ่งทั้งผู้ป่วยและญาติต่างจดจ้อง คาดหวังกับทีมแพทย์ พยาบาลว่าจะได้รับบริการที่รวดเร็ว..

OPD จึงเป็นจุดที่วุ่นวายที่ทีมพวกเราต้องคิดกันให้มากในการวางระบบที่มีความซับซ้อน ตอบสนองต่อความต้องการของทุกคน..และยังคงมาตรฐานการให้บริการของแต่ละวิชาชีพ

จะว่าไป..ระบบเดิมของ HOMEC ที่มีอยู่ก็ไม่แตกต่างจาก HOSxP มากนัก เพียงแต่ว่าผู้ใช้ ไม่ได้ใช้งานอย่างจริงๆจัง และไม่ได้ใช้ทุกจุดบริการ

คำถามที่ผมสนใจ..คือว่า ทำไมไม่ใช้?

ไม่รู้วิธีใช้.. ไม่มีเครื่องใช้

ไม่อยากใช้.. 

ใช้แล้วยุ่งยาก ต้องทำงานซ้ำซ้อนหรือว่า..
เพราะสาเหตุอื่นๆ..

แม้ว่าจะเหนื่อยกับการเดินตลุยไปเกือบทุกแผนกของโรงพยาบาลเลย แต่ทีมงานก็ยังยิ้มสู้..

อืม..งวดนี้เอา 71 ซัก 50x50 บนล่างดีไหม๊หว่า
:: HOSxPMAN Admin รพร.ด่านซ้าย

หลายแผนก ที่แวะเวียนเข้าไปสอบถามระบบงานมีบางคำถาม ที่ลองเสนอวิธีการทำงานแบบใหม่ให้ลองพิจารณา คำตอบส่วนใหญ่ที่ได้รับคล้ายๆกัน คือ ไม่ได้ ไม่ไหวหรอก หรือบ้างก็ว่าจะทำให้ช้ามากกว่า ,ไม่สะดวกแน่ๆ.. ประมาณว่าระบบที่มีอยู่นี้เดิมนะ มันดีอยู่แล้ว...เร็วอยู่แล้ว หรือบางแผนกยังแบ่งรับแบ่งสู้ ดูเหมือนจะไม่ค่อยแน่ใจกับวิธีที่ว่ามันจะได้ผลจริง

เป็นเรื่องยากนะครับสำหรับการเปลี่ยนวิธีคิดของคนทำงานกับระบบงานที่คุ้นเคยมานาน..

มีคนบอกไว้ว่า..

ผู้คนส่วนใหญ่กลัวการเปลี่ยนแปลง ..ดูท่าจะจริง

แต่ก็คงไม่ใช่ทั้งหมด เพราะบางคน บางแผนกที่มีโอกาสได้ไปดูงาน HOSxP มาบ้างแล้วได้เห็นและได้ลองเปรียบเทียบกันระหว่าง 2 โปรแกรม ผมรับรู้ได้ว่าเริ่มมีสัญญาณที่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น ..

ผมเชื่อว่าการรับรู้สิ่งใหม่ๆที่ถูกต้อง มีผลต่อวิธีคิดและทัศนคติ ในการที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงกับคนส่วนใหญ่.. แต่ก็คงไม่ใช่กับทุกคน

คำถามบางอย่าง.. มันจะมีคำตอบไว้ให้จากการสังเกตวิธีการทำงาน ตัวอย่างที่ห้องการเงิน เหมือนจะเป็นเรื่องบังเอิญที่เจอการพิมพ์ใบเสร็จ ที่มีรายการต้องชำระหลายรายการ  ทำให้เวลาพิมพ์ใบเสร็จออกมาจะเกินไปอีก 1ใบ ซึ่งไม่ใช่สิ่งถูกต้องและเป็นเรื่องที่ซีเรียสสำหรับการเงิน ที่ควรรีบแก้ไขแต่ดูจะกลายเป็นเรื่องปกติ ที่เคยทำมาอย่างไรก็ทำไปอย่างนั้น..

ห้องจ่ายยาผู้ป่วยใน มีคำถามที่น่าสนใจ และทำให้ผมเข้าใจถึงความใส่ใจ และห่วงใยต่อความปลอดภัยของคนไข้ ของเภสัชกรที่ต้องควบคุมดูแลเรื่องการจ่ายยา ซึ่งสาเหตุที่ยังไม่อยากจะเปลี่ยนวิธีการทำงาน บางครั้งก็เกิดจากบุคลากรสาธารณสุขยังไม่มั่นใจว่า ระบบใหม่จะยังคงรักษาความปลอดภัยในการใช้ยา ให้กับผู้ป่วยได้หรือไม่ ซึ่งเป็นสิ่งที่นักคอมพิวเตอร์ต้องเข้าใจ ใส่ใจและตอบคำถามให้ได้

เสร็จจากบริการด่านหน้า ยังพอมีเวลาที่จะพูดคุยสอบถามกับทีมงาน Back office ที่ศูนย์ประกัน และงานการเงิน บัญชี.. คุยๆกันแล้วก็ดูจะมีเรื่องสนุกๆที่เป็นโอกาสพัฒนาให้ทำกันอีกเยอะ..

บทสรุปของวัน แม้จะไม่ใช่ทั้งหมดของบริบทในโรงพยาบาลเลย แต่ก็เพียงพอที่จะทำให้เข้าใจได้ว่าไม่ใช่เรื่องง่ายนักที่จะปรับเปลี่ยน Software จาก HOMEC มาเป็น HOSxP  ซึ่งที่นี่มีทั้งจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาสและสิ่งคุกคามที่มีผลต่อการทำงานของทีมงาน ICT Loei กันพอสมควร..

สิ่งสำคัญที่ผมคิดว่าต้องเร่งทำอย่างต่อเนื่อง คือ จะทำอย่างไรให้บุคลากรส่วนใหญ่ เข้าใจ มั่นใจ และยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น ซึ่งในส่วนของผู้บริหาร ชี้ชัดและฟันธงมาแล้ว เป็นจุดแข็งโป๊กว่าต้องเปลี่ยนแปลงชัวร์ๆ

แต่กลุ่มเป้าหมายสำคัญมากๆ คือ หัวหน้า/รองหัวหน้่าฝ่ายงาน ที่ทีมงานคงต้องไปลงลึกเพื่อรับฟัง และพูดคุยกันในรายละเอียด...

นพ.วิฑูรย์ ด่านวิบูลย์

รองผู้อํานวยการฝ่ายการแพทย์

สรุป
ขั้นตอนที่ 1 สำรวจข้อมูลพื้นฐาน รพ.เลย
ขั้นตอนที่ 2 ติดตั้ง ฐานข้อมูล HOSxP ลง server ,สอนการแก้ไขแบบฟอร์มต่างๆที่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 3 อบรมทีมงานตรวจสอบและแก้ไขฐานข้อมูลประกอบด้วย

1. การตั้งค่าพื้นฐานของระบบ
2. ข้อมูลผู้ใช้งาน
3. ข้อมูลบุคลากรทางการแพทย์
4. ข้อมูลหมวดค่ารักษาพยาบาล
5. ข้อมูลสิทธิการรักษาพยาบาล
6. ข้อมูลแผนก ห้องตรวจโรค
7. ยาและเวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา
8. วิธีการใช้ยา
9. หัตถการ er
10. หัตถการผู้ป่วยใน ห้องคลอด
11. หัตถการห้องผ่าตัด
12. ห้ตถการกายภาพบำบัด
13. แพทย์แผนไทย
14. หัตถการทันตกรรม
15. ตึก ห้อง เตียง
16. แลป และการออกแบบฟอร์มแลป
17. เอ๊กเรย์
18. งานโภชนาการ

ผมแจ้งนัดหมายกับทีมงานศูนย์คอมพิวเตอร์ โรงพยาบาลเลย ในวันที่ 2 พฤศจิกายน เพื่อให้อาร์มไปติดตั้งฐาน HOSxP ลงServer และสอนการปรับแบบฟอร์มที่จำเป็นต่างๆ และการตรวจสอบตารางเพื่อให้ทีมศูนย์คอมพิวเตอร์เตรียมการโอนย้ายฐานข้อมูล..

ข้อคิด คำคม

‘เพราะมันเป็นระบบที่ตั้งมาแบบนี้’  เป็นอุปสรรคใหญ่หลวงในการคิดแนวทางใหม่ มันทำให้คนขี้เกียจ (ไม่ยอมลงมือ) และขี้กลัว (ไม่กล้าคิดใหม่)

วินทร์ เลียววารินทร์