การประยุกต์ใช้ Cloud กับระบบงานเอกสารใน Officeตอนที่ 1

ก่อนอื่นมาทำความรู้จักกับระบบ Cloud กันก่อน Cloud คือการทำงานผ่านระบบเครือข่าย โดยการนำเอาเอกสารไปวางไว้ใน Internet แล้วแก้ไขได้ผ่าน Internet หรือการใช้งานโปรแกรมใดๆ โดยโปรแกรมนั้นอยู่ใน Internet เช่น Google Docs SkyDrive เป็นต้นครับ

 ระบบ Cloudนั้นในปัจจุบันนี้เริ่มเป็นที่รู้จักและมีการพูดถึงมากขึ้นทั้งในและนอกวงการไอที เพราะระบบเครือข่าย Internet ของเราครอบคลุมและมีสามารถ Download หรือ Upload ได้เร็วพอสมควร การทำงานกับระบบ Cloud จึงเป็นทางเลือกใหม่ที่น่าสนใจไม่น้อยเลยทีเดียว เพราะเราสามารถใช้งานหรือเรียกเอกสารที่ปรับปรุงล่าสุดได้จากทุกๆที่ในโลกโดยผ่านเครือข่ายInternet ทุกๆสำนักงานต้องสามารถเขื่อมต่อ Internet ได้ 

สำหรับระบบสำนักงานในปัจจุบันใช้วิธี “Share Folder”เพื่อใช้เอกสารร่วมกัน ส่วนในกรณีที่ต้องการความปลอดภัยก็จะสามารถตั้ง“รหัสผ่าน” เพื่อการเข้าถึงไว้ด้วย สำหรับวิธีการแชร์ไฟล์ แบบนี้ หากไม่มีระบบการสำรองข้อมูลที่ดี (ที่จัดการโดยใช้ โปรแกรมที่สามารถตั้งเวลาสำรองข้อมูล เช่น Symantec Backup เป็นต้น) เพราะมีข้อเสียที่ว่า หากไฟล์ที่ว่าเสียหาย หรือมีการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ก็อาจทำให้สูญเสียไฟล์ดังกล่าว หากจะลงทุนติดตั้งระบบ Backup ก็ต้องลงทุนเพิ่มทั้งเครื่อง Server ทั้ง Software ที่จะใช้ แล้วในเมื่อมีระบบ Cloud บางเจ้าที่ตอบสนองข้อเสียดังกล่าวละ

เลือกสักตัวที่เหมาะกับคุณ ระบบ Cloud Storage มีหลายตัวใน Internet แน่นอนว่าฟรี แต่ก็ไม่ใช่ทั้งหมดครับ เขาใช้วิธีให้พื้นที่เรามาใช้งานจำนวนหนึ่ง ซึ่งปัจจุบันจะเป็น 5 GB หมดยกเว้น Drop box เจ้าเดียวแต่จะเพิ่มพื้นที่ให้หากแนะนำคนมาสมัครเพิ่มได้ นอกจากนี้แต่ละตัวยังสามารถทำงานแบบ Crossing Platform นั่นคือ สามารถทำงานได้ทั้งบน Android Windows Mac หรือ Linux นอกจากนี้ยังสามารถใช้ได้ผ่าน เครื่องคอมพิวเตอร์ Tablet หรือ โทรศัพท์มือถือ (SmartPhone) แต่ละตัวก็มีความสามารถแตกต่างกันไป และที่ยอดเยี่ยมที่สุดคือทุกตัวสามารถทำงานผ่าน Proxyได้ (สำหรับการติดตั้ง ในบางตัวอาจไม่สามารถติดตั้งผ่าน Proxy ได้แต่สามารถใช้งานผ่าน Proxy ได้ จำเป็นต้องค่าที่ Firewall)

 สมมุติว่าวันหนึ่งเกิดกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของค้าง ขณะกำลังพิมพ์งานสำคัญ หรือเอกสารสำคัญอยู่ เมื่อปิดเครื่องแล้วเปิดใหม่แล้วพบว่าไฟล์ที่ใช้อยู่เสียหาย ไม่สามารถเปิดได้ และคุณก็ไม่มีสำรองอยู่ด้วย คุณจะทำอย่างไร หรือ มีคนมาขอยืมใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณแล้วเผลอลบไฟล์ของคุณออกละ และที่สำคัญหากคอมพิวเตอร์ของคุณหายละ จะเกิดอะไรขึ้น

เริ่มต้นใช้งาน
เพื่อให้ง่ายต่อเจ้าหน้าที่ ผมจึงแนะนำการติดตั้งตัว Client ของ Cloud Storage เหล่านี้ลงในเครื่อง (เลือกตัวใดตัวหนึ่ง) เพื่อให้สามารถจัดการกับงานได้อย่าง อัตโนมัติ นอกจากนี้ยังจะทำให้สามารถทำงานได้หากไม่ได้เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต และเมื่อเชื่อมต่อแล้ว โปรแกรมก็จะทาการ Sync ข้อมูลให้อัตโนมัติเช่นกัน เมื่อเราติดตั้งเสร็จแล้ว(ขออนุญาตข้ามขั้นตอนการติดตั้ง) พอเข้าไปดูใน My Computer ก็จะพบว่ามี Folder ตามชื่อของ Cloud Storage แต่ละตัวอยู่แล้วยกเว้น Sugar Syncเพราะของเจ้านี้เขาสามารถเลือก Folder ที่จะ Sync กับระบบ Cloud ได้ แต่ Drop box, Google Drive และ SkyDrive ต้องนำไฟล์มาใส่ใน Folder ที่ระบุไว้เท่านั้น 

เมื่อเกิดการทำงานใดๆก็แล้วแต่กับไฟล์ตัวดังกล่าว Cloud Storage จะทำการบันทึกเหตุการณ์ไว้ทั้งหมด และสามารถย้อนเวลากลับได้หาก เกิดข้อผิดพลาดใดๆกับไฟล์ โดยเข้าไปทำการกู้คืน หรือ ย้อน Version ของไฟล์ได้ผ่านหน้า Web ของ Cloud Storage นั้นๆครับ

การใช้งานแบบFile Sharing
สามารถนำไฟล์มาใช้งานร่วมกันได้โดยที่ไม่ต้องอยู่วงแลนเดียวกัน

หรือ สถานที่เดียวกัน การใช้ โปรแกรมจัดการเอกสาร ผ่าน MS Office Online(เหมาะกับคนที่ใช้Hotmail)

การใช้ โปรแกรมจัดการเอกสาร ผ่าน Google Docs (เหมาะกับคนที่ใช้ Gmail)

เกือบลืม

อันนี้ก็ใช้การทำงานผ่านเน็ตเหมือนกันครับ 55 สำหรับบทความนี้คงจบลงแค่นี้ก่อนครับ แล้วตอนหน้าผมจะมาอธิบายวิธีการลงโปรแกรมในเครื่อง Client ของทุกค่ายครับ

เขียนโดย : Piyanat Nimkhuntod