การบันทึกข้อมูลทะเบียน STI และ VCT ตอนที่ 2

ช่วงนี้ผมวุ่นๆกับการเตรียมรับการตรวจเยี่ยม จากกรรมการมูลนิธิโรงพยาบาลสมเด็จพระยุพราชจากส่วนกลาง ซึ่งมีกำหนดที่จะเดินทางมาที่อำเภอด่านซ้ายในวันศุกร์ที่  22 กุมภาพันธ์ 2556 นี้ ตามรอบปกติของการตรวจเยี่ยมที่จะมีขึ้นทุกๆ 2ปี การพัฒนางานต่างๆในช่วงนี้จึงต้องปล่อยให้เป็นหน้าที่ของน้องๆรวมทั้ง อ.อาร์ม ที่ต้องย้ายสถานที่ทำงานชั่วคราว มาประจำอยู่ที่ศูนย์คอม

ส่วนความคืบหน้าของการปรับระบบงานให้คำปรึกษาเมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา ผมนัดหมายกับทางกลุ่มการพยาบาลเพื่อชี้แจงการปรับเปลี่ยนระบบงานให้คำปรึกษา วิธีการทำงาน ซึ่งผลได้นำเสนอการลงบันทึกข้อมูลผ่าน CF ของการให้คำปรึกษา การพิมพ์เอกสาร และการทำทะเบียนรายงาน

มีคำถามว่าแล้วทำไมจะต้องทำอะไรให้ยุ่งยาก ทำไมไม่ลงบันทึกข้อมูลลงในระบบ STI หรือ VCT ที่ HOSxPมีให้อยู่แล้วไปเลย จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาทำอะไรเพิ่มขึ้นมาอีก ซึ่งเหตุผลทั้งหมดผมได้อธิบายตอนที่ 1ไปแล้ว โดยหลักๆสำคัญคือเรื่องการรักษาความลับของผู้ป่วย ปัญหาของโปรแกรมที่ยังไม่รองรับ เป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญอย่างมั๊กๆ..

โอเคครับ เพื่อให้เข้าใจได้ตรงกันง่ายขึ้น สรุปประเด็นสำคัญๆ สำหรับการวิเคราะห์ระบบงานให้คำปรึกษาของ รพร.ด่านซ้าย มีดังนี้ครับ

1. ผู้รับผิดชอบ/หน่วยงานที่สามารถให้คำปรึกษาก่อนเจาะเลือดตรวจหา HIVมีหลายคน หลายหน่วยงาน ซึ่งอาจจะเป็นคนที่รับผิดชอบงานให้คำปรึกษาโดยตรงหรือเป็นผู้ที่ผ่านหลักสูตรการอบรมให้คำปรึกษามาแล้วก็ได้ หน้าที่ตรงนี้จึงมีเพียงแค่ให้คำปรึกษาให้กับผู้รับบริการก่อนเจาะเลือดตรวจ
2. ผู้รับผิดชอบงานให้คำปรึกษา/งานโรคติดต่อทางเพศสัมพันธ์ ในแต่ละโรงพยาบาลจะมีผู้รับผิดชอบโดยเฉพาะ ซึ่งจะเป็นผู้ที่ต้องเก็บรักษาข้อมูลผลการตรวจและการให้คำปรึกษาหากผลออกมาเป็น Positive โดยต้องการให้ข้อมูลทั้งหมดเป็นความลับที่สุด
3. การให้คำปรึกษาจะต้องให้ผู้เข้ารับบริการลงลายมือชื่อรับทราบ ยินยอมตรวจ เดิมทีผมคิดจะพิมพ์แบบฟอร์มนี้ลงในด้านหลัง OPDCardเพื่อประหยัดกระดาษ แต่ยังไม่สะดวกต่อผู้ปฏิบัติ กำลังคิดว่าน่าจะออกแบบฟอร์ม OPDcard สำหรับห้องให้คำปรึกษาเป็นพิเศษ จะได้ลดการพิมพ์เอกสาร
4. พยาบาลให้คำปรึกษาเป็นผู้เจาะเลือด และส่งตัวอย่างเลือดไปให้ห้องชันสูตรพร้อมข้อมูลรหัส CN เจ้าหน้าที่ห้องชันสูตรตรวจเลือดและรายงานผลลงในใบส่งตรวจตาม CN 
5. HOSxPมีระบบปกปิดรายชื่อในการส่งตรวจ LAB แต่โปรแกรมไม่ได้ปกติทั้งหมด เพราะยังสามารถเห็นชื่อ และรายละเอียดอื่นๆของผู้ป่วยทำให้ผู้รับผิดชอบงานคลินิก ไม่ยอมรับในจุดนี้ที่จะให้ส่งตรวจและรายงานผลผ่าน LAB ของ HOSxP เหมือน Lab ปกติ

ขั้นตอนการทำงาน(แบบเดิม)
มาลองทำงานของพยาบาลให้คำปรึกษากันครับ เป็นกรณีตัวอย่างผู้รับบริการมาขอใบรับรองแพทย์กองทุนหมู่บ้าน ซึ่งจะต้องมีการตรวจ HIV และ FBS แบบระบบเดิมก่อนที่จะปรับใหม่นะครับ

1. ผู้รับบริการส่งตรวจจากห้องบัตร--->ส่งไปจุดคัดกรอง คนไข้แจ้งความจำนงในการขอใบรับรองแพทย์ พยาบาลจุดคัดกรองส่งตรวจ LAB ตรวจหา HIV และ FBS บันทึกส่งชื่อผู้ป่วยไปห้องให้คำปรึกษา
2. ที่ห้องให้คำปรึกษา พยาบาลที่อยู่ในจุดนี้จะมีหน้าที่ดังนี้ครับ
1. ลงบันทึกในโปรแกรม HOSxP
• Dx
• รายการค่าให้คำปรึกษา < 30 นาที
• ลงข้อมูลการนัดหมายฟังผล
• พิมพ์ใบนัด
2. ให้คำปรึกษาเรื่องการตรวจเลือดหา HIV
• บันทึกข้อมูลในทะเบียนให้คำปรึกษา (คป.2) เพื่อใช้เลข CN
• บันทึกข้อมูลในแบบฟอร์มให้คำปรึกษา และให้ผู้รับบริการลงรายมือชื่อ
• บันทึกข้อมูลในแบบฟอร์มส่ง Lab
3. เจาะเลือดผู้รับบริการ และส่งไปชำระเงิน

ซึ่งตามขั้นตอนข้างต้นจะเห็นว่ามีภาระงานที่พยาบาลจะต้องเขียนข้อมูล ก็คือในขั้นตอนที่ 2 ซึ่งจะต้องเขียนแบบฟอร์มเอกสารอยู่  3 อย่าง ก็เป็นข้อมูลซ้ำๆ เดิมๆนั่นแหละครับ เช่น HN ,CN ชื่อ-นามสกุล ฯลฯ ที่นี้ถ้าผมจะให้เจ้าหน้าที่เขาลงข้อมูลเพื่อเก็บใน HOSxP เมนูทะเบียนการให้คำปรึกษาเพื่อตรวจหาการติดเชื้อ HIV คนทำคงไม่แฮปปี้แน่ๆ  เพราะเพิ่มภาระงาน ประมาณว่าที่ทำประจำก็จะไม่ไหวแว้ววว..

หลังจากที่มีการพูดคุยระบบงานร่วมกัน ทำให้ได้ขั้นตอนการทำงานออกมาดังนี้ครับ

ขั้นตอนการทำงานแบบใหม่

1. ลงบันทึกในโปรแกรม HOSxP
• Dx
• รายการค่าให้คำปรึกษา < 30 นาที
• ลงข้อมูลการนัดหมายฟังผล
• พิมพ์ใบนัด
2. ให้คำปรึกษาเรื่องการตรวจเลือดหา HIV 
• ลงบันทึก CF และสั่งพิมพ์ แบบใบให้คำปรึกษา และ ใบรายงานผลการการตรวจ HIV
3. เจาะเลือดผู้รับบริการ และส่งไปชำระเงิน
4. พิมพ์รายงาน ทะเบียนให้คำปรึกษาประจำวัน (คป.2)

ขั้นตอนการปรับปรุงระบบงานให้คำปรึกษา

1. ดาวโหลด Custom from DSCustom.exe แตกไฟล์ และนำไปไปเก็บไว้ที่ Folder Hosxp 
2. ดาวโหลด Report ดังนี้ครับ
1. FORM-clinic_anonymous.cds
2. ทะเบียนรายงานให้คำปรึกษา 
3. เพิ่มตาราง ds_opdscreen_clinic_anonymous
3. กำหนดสิทธิของผู้ที่จะสามารถใช้งาน access VCT และ STV  

สิ่งที่ต้องทำความเข้าใจร่วมกันก่อนนะครับ คือ เลข CN เป็นตัวเลขอ้างอิงที่ อ.อาร์ม ทำให้รันอัตโนมัติ โดยอิงกับ Visit ที่มารับบริการ ผู้ป่วยคนเดียวกันแต่ถ้ามารับบริการตรวจเลือดหลายครั้ง ก็จะมี CN ได้หลายตัว ไม่ต้องเป็น CN เดิม 

การลงบันทึกข้อมูลลงทะเบียนการให้คำปรึกษาฯ (VCT)

หลังจากติดตั้ง DSCustom form (CF) เรียบร้อย และทดสอบการใช้งานวันแรกอย่างเป็นทางการ คือวันที่ 18 ก.พ.56 เหมือนจะโดนลองของเพราะมียอดผู้รับบริการ 23 รายทดสอบพิมพ์รายงานออกมาได้ตามปกติ และนำข้อมูลมาบันทึกในทะเบียนการให้คำปรึกษาฯ (VCT) ซึ่งผลการบันทึกยังไม่น่าพอใจและมีปัญหาอยู่อีกพอสมควร แม้จะทดสอบในเวอร์ชั่น 3.56.2.18 ดูเหมือนว่ายังไม่ได้รับการแก้ไข

ปัญหาที่พบ

การบันทึกข้อมูลให้คำปรึกษาฯ (VCT) พบปัญหา คือ ข้อมูลบางส่วน save แล้วแต่ไม่เก็บข้อมูล (ทดสอบ HOSxP 3.56.1.30 ) ครับ โดยมีรายละเอียดตามนี้ครับ

1. รูปแบบการให้บริการ
2. ประเภทการให้ข้อมูล
3. เหตุผลหลักในการตรวจ
4. การรับบริการให้คำปรึกษา
5. คู่เพศสัมพันธ์
6. Pretest HIV Counseling
7. HIV Testing
8. Post test HIV Counseling

การลงบันทึกข้อมูลทะเบียนการให้คำปรึกษาฯ (STI)

ในส่วนของการลงบันทึกทะเบียนการให้คำปรึกษา(STI) สามารถลงบันทึกข้อมูลได้ตามปกติ ส่วนที่เป็นข้อมูลคล้ายๆกับข้อมูลใน VCT ทดลองลงแล้วบันทึกปกติ  แต่จะไม่เชื่อมโยงไปที่ทะเบียน VCT  (หมายถึงผู้ป่วยที่ลงเบียนบันทึกข้อมูลการให้คำปรึกษาโรคติดต่อทางเพศสัมพันธ์ (STI) แล้วต้องการตรวจเลือดเพื่อหาเชื่อ HIV ซึ่งสามารถลงบันทึกข้อมูลในทะเบียน STI ได้ เพราะเป็นชุดข้อมูลเดียวกับใน VCT แต่ก็แปลกที่ข้อมูลน่าจะเชื่อมโยงกัน

ปัญหาที่พบ

การบันทึกข้อมูลให้คำปรึกษาฯ (STI)

1. ปุ่มลบรายการ กดแล้วแต่ยังไม่สามารถลบรายการได้
2. ข้อมูลไม่เชื่อมกันระหว่าง STI กับ VCT ในส่วนของที่เกี่ยวข้องกัน
3. รายงานยังมีปัญหา

ดูเหมือนว่าระบบการลงบันทึกข้อมูลยังคงต้องรอการพัฒนาอีกสักระยะ ถึงจะตอบโจทย์ความต้องการของทีมงานได้ คงต้องทำในระบบ Custom From ไปก่อนชั่วคราว และทำข้อเสนอแนะส่งให้อาจารย์ชัยพรพัฒนาต่อใน HOSxP