รักเลยจัง...ตอนที่ 3 การสื่อสาร

หลังจากที่อาร์มไปติดตั้งฐานข้อมูลลง server ของ รพ.เลยเรียบร้อย ผมกับเอ๋ใหญ่ มีการต่อกันเป็นระยะและมีการจัดทำแผนปฏิบัติงานเตรียมความพร้อมระบบ HOSxP มาให้ผมช่วยดู  เดิมทีมีการกำหนดการอบรมไว้เกือบ 1 ปี ซึ่งผมมองว่าระยะเวลามันนานเกินไป น่าจะทำให้เสร็จสิ้นภายใน 1-2 เดือน และควรกำหนดเป้าหมายให้ชัดๆว่าจะเอา วันที่เท่าไหร่ เดือนไหนแน่ๆ จะได้วางแผนกันได้ถูก..

ดูเหมือนว่าผมจะทำความลำบากใจให้กับเอ๋ไปพอสมควร เพราะจริงๆแล้วในระดับการตัดสินใจคงต้องขึ้นอยู่กับประธานสารสนเทศ และฝ่ายบริหารของโรงพยาบาล ซึ่งผมเข้าใจว่าประสานกับทางเอ๋แล้วก็คงจะมีการนำไปสื่อสารต่อ  แต่สำหรับโรงพยาบาลใหญ่ในลำดับขั้นตอนของการทำงานคงต้องประสานงานกับทางผู้บริหารโดยตรง

หลังจากนั้นมีการพูดคุยกันอีกครั้ง เพือนัดหมายกำหนดการไปอบรมให้ทีม รพ.เลยของ อาร์ม และผม ซึ่งมีเรื่องการประสานงานที่ยังไม่เรียบร้อย  ซึ่งผมคงต้องพูดคุยกับทางคุณหมอสมยุทธ ประธานกรรมการสารสนเทศโดยตรงน่าจะเหมาะกว่า  เพราะหลายเรื่องเป็นงานเชิงบริหารที่ต้องตัดสินใจ ผมจึงโทรหาคุณหมอสมยุทธเพื่อขออีเมล์ในการที่จะส่งข้อมูลรายละเอียดต่างๆให้เพิ่มเติม..

ดูเหมือนว่าทางทีม รพ.เลย เองหลังจากที่มีการประชุมในทีม ก็เข้าใจว่าน่าจะต้องปรับกระบวนการกันตรงนี้กันอีกเล็กน้อย ทำให้วันนี้คุณหมอวิฑูรย์ รองผู้อำนวยการแพทย์ โทรศัพท์มาบอกผมว่าสามารถติตต่อกับท่านได้เลย ทำให้ผมค่อนข้างสบายใจมากเลยครับที่ผู้บริหารทั้งสองท่านให้ความสำคัญและให้ผมสามารถติดต่อได้โดยตรง

วันนี้ผมจึงส่งอีเมล์รายงานความคืบหน้า แจ้งให้กับคุณหมอวิฑูรย์และคุณหมอสมยุทธทราบ และขออนุญาตนำมาเผยแพร่เพื่อเป็นการจัดการความรู้กันว่า กว่าจะมาเป็น HOSxP ที่ รพ.เลย พวกเราทำอะไรกันบ้าง

Email เรียน นพ.วิฑูรย์, นพ.สมยุทธ

สวัสดีครับ

   หลังจากผมและทีมงานสำรวจข้อมูลพื้นฐานของ รพ.เลยเมื่อวันที่ 28ตุลาคม ที่ผ่านมา และวันที่ 2 พฤศจิกายน ได้ให้อาร์มไปดำเนินการติดตั้งฐานข้อมูล HOSxP ลงใน server ของ โรงพยาบาลเลยพร้อมกับทดลองการโอนข้อมูลตาราง Patient เข้าฐานซึ่งสามารถโอนได้ไม่มีปัญหาอะไรครับ สำหรับการดำเนินการต่อไปที่ผมและทีมงานจะเรียนปรึกษาคุณหมอ มีดังนี้ครับ

1. เรื่องของการกำหนดเวลาที่จะขึ้นระบบให้ชัดเจน : เนื่องจากแผนที่เอ๋ส่งมาให้ทีแรกกำหนดเงื่อนไขเวลาอบรมไว้หลายเดือน เกือบจะปลายปี 2555 ซึ่งส่วนหนึ่งอาจจะยังไม่ชัดเจนว่าจะขึ้นระบบช่วงไหน และคงยังกังวลในส่วนของการอบรมที่จะต้องจัดอบรมให้ครบทุกหน่วยงาน ในกรณีนี้ผมมีข้อเสนอว่าอยากให้กำหนดเงื่อนไขของเวลาให้ชัดเจนครับ เช่น ภายใน 6 เดือน ซึ่งก็คือ 1 เมษายน 2555 หรือจะเร็วกว่านี้ก็ได้ครับ จะช่วยให้ทีมรู้ระยะเวลาที่ชัดเจนว่าจะต้องเร่งทำงานตามแผนที่วางไว้ได้ แต่ถ้าใกล้ระยะเวลาที่ตั้งเป้าไว้ แต่ประเมินแล้วยังไม่พร้อมค่อยเลื่อนออกไปอีกทีครับ
2. ประเด็นของเป้าหมายจะสัมพันธ์กับระยะเวลาในการอบรมของหน่วยงานครับ เพราะ HOSxP ถ้าได้ดูหน้าจอโปรแกรมแล้วจะเห็นว่าการคีย์ข้อมูลไม่ได้ยุ่งยากมาก เพียงแต่เรียนรู้และฝึกซ้อมเพิ่มเติมใช้เวลาประมาณ 1สัปดาห์ก็สามารถคีย์ได้คล่องครับ แต่ถ้าหากทิ้งช่วงการอบรมนานไปจะทำให้คนอบรมก่อนลืมเพราะไม่ได้ใช้งานจริงๆ ควรกำหนดเป้าในการอบรมให้ครอบคลุมภายใน 1 -2 เดือนครับ ไม่ควรเกินกว่านี้โดยการอบรมจะอบรมเป็นหน่วยงาน แต่เวลาซ้อมการลงข้อมูลที่ต้องทำในลักษณะใช้งานในวงแลนครับซึ่งจะเป็นเรื่องทีสำคัญมากเพราะเวลาลงผ่านระบบจะเจอปัญหาค่อนข้างเยอะ โดยเฉพาะปัญหาเชิงระบบว่าใครควรลงข้อมูลอะไร อย่างไรครับ
3. ผมคิดว่าทางคุณหมอคงจะมีการบรรจุวาระรายงานความคืบหน้าของการเตรียมความพร้อม HOSxPในที่ประชุม กกบ.ของ รพ.เลยด้วยทุกเดือนอยู่แล้ว อยากเสนอเพิ่มเติมในส่วนของการ PR เพื่อกระตุ้นให้ทุกหน่วยงานตื่นตัว คือ อยากให้ HOSxP เป็นกระแสที่ทุกหน่วยงานต้องพูดถึงในช่วงก่อนขึ้นระบบ ดังนั้นจึงอยากให้ใช้ทุกช่องทาง เช่น เวปไซด์,บอร์ดประชาสัมพันธ์,จดหมายข่าว,แผ่นป้าย บิลบอร์ด ที่สื่อให้เห็นว่า รพ.เลย มุ่งมั่นกับเรื่องนี้เพื่อให้เป็นกระแสที่ทุกคนในองค์กรต้องรู้และเตรียมพร้อมครับ

ตัวอย่างที่ผมประชาสัมพันธ์ก่อนเปลี่ยนจาก Microsoft office เป็น Libre office ครับ

โดยกลยุทธ์นี้ใช้เพื่อให้องค์กรมีการตื่นตัวให้มากครับ ยิ่งคนรู้มากเท่าไหร่ยิ่งดีครับ แม้อาจจะมีความกังวลต่อการเปลี่ยนแปลงบ้าง แต่ถ้าสื่อสาร และทำความเข้าใจกันบ่อยๆ ก็จะช่วยลดปัญหาตรงนี้ได้เยอะเลยครับ  ซึ่งถ้าได้กำหนดวันที่ที่ชัดเจน จะช่วยให้ทุกคนในทีมเร่งทำงานตามแผนได้ครับ

หลังจากนี้วันที่ 15-16พ.ย.อาร์มจะไปสอนทีมศูนย์คอมเรื่องของการดึงฐานข้อมูลของ HOMECไป HOSxP ต่อครับ และสอนเรื่องการแก้ไขแบบฟอร์มรายงานต่างๆที่จะต้องใช้ โดยจะให้อาร์มดำเนินการติดตั้ง HOSxP เป็นเวอร์ชั่นล่าสุด 3.54.11.2 และให้ทีมศูนย์คอมติดตั้งโปรแกรมลงเครื่อง client เพื่อทดสอบการเชื่อมต่อกับฐานสำหรับการใช้ในการแก้ไข

ส่วนวันที่ 17-18 พ.ย. ผมจะไปสอนทีมของ รพ.เลยเกี่ยวกับการปรับข้อมูลพื้นฐานใน HOSxP ครับ ซึ่งทางทีมศูนย์คอมจะต้องเตรียม Notebook ที่ลงโปรแกรม HOSxP และเชื่อมต่อกับฐานให้เรียบร้อยครับ โดยมีหัวข้อในการปรับฐานดังนี้ครับ

การตั้งค่าพื้นฐานของระบบ

1. ข้อมูลผู้ใช้งาน เอกสาร : รายชื่อบุคลากร
2. ข้อมูลบุคลากรทางการแพทย์
3. ข้อมูลหมวดค่ารักษาพยาบาล :งานประกัน/การเงิน/เรียกเก็บ
4. ข้อมูลสิทธิการรักษาพยาบาล :งานประกัน/การเงิน
5. ข้อมูลแผนก ห้องตรวจโรค :แพทย์/พยาบาล
6. ยาและเวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา : เภสัช
7. วิธีการใช้ยา : เภสัช
8. หัตถการ er : แพทย์/พยาบาล
9. หัตถการผู้ป่วยใน ห้องคลอด : แพทย์/พยาบาล
10. หัตถการห้องผ่าตัด : แพทย์/พยาบาล
11. ห้ตถการกายภาพบำบัด : แพทย์/นักกายภาพบำบัด
12. แพทย์แผนไทย :แพทย์แผนไทย
13. หัตถการทันตกรรม :ทันตแพทย์
14. ตึก ห้อง เตียง :แพทย์/พยาบาล
15. แลป และการออกแบบฟอร์มแลป : แล๊ป
16. เอ๊กเรย์ :
17. งานโภชนาการ

ซึ่งหลังจากอบรมการตั้งค่าข้อมูลพื้นฐานแต่ละทีมควรจะต้องรีบดำเนินการเซตให้แล้วเสร็จภายใน 1 เดือนครับ ซึ่งจะมีการประชุมตรวจสอบกันอีกครั้งหลังจากที่ทำเสร็จแล้ว

ในช่วงปลายเดือนพฤศจิกายน -ธันวาคม ผมต้องการเวลาลงเก็บข้อมูลความต้องการของแต่ละหน่วยงานประมาณ 1 สัปดาห์ โดยจะเก็บรายละเอียดวิธีการทำงานในปัจจุบัน และนำเสนอ Flow เพื่อให้สอดคล้องกับการลงโปรแกรม HOSxP ซึ่งในขั้นตอนนี้จะเป็นการแลกเปลี่ยนและตกลงบริการกันในระดับหัวหน้าหน่วยงาน ก่อนที่จะซื้อ Hardware มาติดตั้งครับ และที่สำคัญมากจะต้องให้ทางทีมนำของ IM มาร่วมรับฟังด้วยครับ เพราะส่วนใหญ่หน่วยงานจะมองในมุมของตนเอง ในช่วงแรกๆอาจะไม่ยอมเปลี่ยนแต่ถ้ามีคนมาช่วยกันมองหลายๆมุมจะทำให้เห็นภาพกว้างของระบบได้ หรือบางครั้งมีการรับปากกันแล้วทางหน่วยงานก็ต้องการความมั่นใจจากทางผู้บริหารด้วย เช่น กรณีพยาบาลหน้าห้องตรวจตกลงจะคีย์ข้อมูลลงคอมให้ แต่องค์กรแพทย์จะต้องพิมพ์ OPD CARD ที่ห้องแพทย์ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลตรงนี้จะเป็นข้อ มูลในการบริหารระบบในภาพรวมครับ

ในส่วนของทีมศูนย์คอมช่วง 1-2 เดือนนี้จะเป็นเรื่องการเขียน tools เพื่อโอนข้อมูล และการปรับฟอร์ม และรายงานสำคัญๆ ของแต่ละหน่วยงานครับ ซึ่งจะเป็นการทำงานคู่ขนานไปกับการปรับฐานข้อมูลและการสำรวจความต้องการของหน่วยงาน

เมื่อครบ 2 เดือน ถ้าทำตามแผนงานทั้งหมดนี้ จะเห็นภาพรวมของระบบดังนี้ครับ

1. ฐานข้อมูล HOSxP และแบบฟอร์มต่างๆ มีความพร้อมใช้งานจริง
2. มีข้อตกลงที่เป็นแนวทางในการจัดบริการร่วมกันของหน่วยงานต่างๆ

ขั้นตอนต่อไป ประมาณเดือนที่ 3 จะเป็นการจัดซื้อ Hardware และติดตั้งตามแผน ในส่วนของบุคลากรก็จะเป็นซักซ้อมทดลองลงข้อมูลในฐานข้อมูลที่พร้อมใช้จริงครับ

ในทุกขั้นตอนผมขออนุญาตนำมาเปิดเผย เขียนเป็นเรื่องเล่า เพื่อเป็นการจัดการความรู้ไปด้วยในตัวนะครับ

--
เดชา สายบุญตั้ง
ฝ่ายแผนงานและประเมินผล
โรงพยาบาลสมเด็จพระยุพราชด่านซ้าย
โทร 042891-567