ติดตามการใช้งาน HOSxP รพ.อุบลรัตน์

ผมติดตามการใช้งาน HOSxPที่โรงพยาบาลอุบลรัตน์ จังหวัดขอนแก่นตามแผน ซึ่งเวลาล่วงเลยจากที่กำหนดไว้เดิม คือ 3 เดือน ที่จริงควรจะออกติดตามในเดือนเมษายนแต่ต้องเลื่อนมาเป็นเดือนพฤษภาคม เหตุผลส่วนหนึ่งเป็นเพราะในช่วงที่ผ่านผมและทีม admin รพ.อุบลรัตน์ ได้มีการปรึกษาหารือ และช่วยกันแก้ปัญหาผ่านระบบ internetเรียบร้อยไปแล้วหลายงาน บางเรื่องเป็นงานเกี่ยวกับ hardware&networkที่ เอ๋ Admin รพ.เลย ได้ไปช่วยจัดการดูแลให้เรียบร้อยแล้วก่อนหน้านี้ ทำให้สถานการณ์ของ serverและ Networkค่อนข้างนิ่ง ไม่มีปัญหากวนใจ หรืออาจจะเป็นเพราะทีมงานมีการนำเอาพระพุทธรูปไปไว้ในห้อง server ด้วยหรือเปล่าก็ไม่รู้ (ฮา)

การมาติดตามงานครั้งนี้ รพ.อุบลรัตน์มีหลายเรื่องที่พัฒนาดีขึ้นครับ เช่น มีการปรับระบบให้ยืดหยุ่นต่อการทำงาน อย่างเช่นช่วงนี้มีแพทย์จบใหม่และยังไม่พร้อมกับการใช้ HOSxP ทางทีมได้ปรับ FLOWที่หน้าห้องตรวจจากเดิมที่คีย์บันทึกข้อมูลส่งผ่านระบบคอมพิวเตอร์ ได้เปลี่ยนให้พยาบาลจุดซักประวัติบันทึกข้อมูลการเจ็บป่วย สัญญานชีพต่างๆและพิมพ์ opd card พร้อมกับส่งคนไข้เข้าห้องแพทย์   ซึ่งตรงนี้เป็นประเด็นที่น่าสนใจครับ เพราะการเตรียมความพร้อมสำหรับบุคลากรใหม่โดยเฉพาะ รพ.ชุมชนที่แพทย์ใช้ทุนมาทำงาน 1-2 ปี ระบบกำลังไปได้สวย แต่ถึงเวลาเปลี่ยนทีมแพทย์กันยกชุด แบบนี้มีผลต่อการตรวจรักษาคนไข้ที่ OPDแน่นอน ถ้าหากมีแผนเตรียมความพร้อมเรื่องการฝึกอบรมรองรับบุคลากรใหม่ ซึ่ง HOSxP ควรถูกกำหนดเป็นหัวข้อของการปฐมนิเทศด้วย

หลังจากที่เดินทางเข้าที่พักเรียบร้อย เราเริ่มงานกันประมาณทุ่มกว่าๆ ผมตรวจสอบฐานมูลแต่ละโมดูลที่ยังเป็นปัญหาจากคราวที่แล้ว คือ งานห้องบัตร,งานห้องคลอด ,xray และงานการเงิน ซึ่งปัญหาสำคัญๆที่พบ ได้แก่ ข้อมูลซ้ำซ้อน ส่งตรวจซ้ำ ส่งสิทธิผิด ไม่ลงรับ xray การออกใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ บางเรื่องได้รับการแก้ไขไปแล้ว แต่บางเรื่องมีผลกระทบกับหน่วยงานอื่นทำให้ยังไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้ทันที ที่น่าสังเกตคือ ยังมีรายชื่อผู้รอค้างชำระในระบบของแต่ละวันค่อนข้างมาก จากการตรวจสอบย้อนหลังพบว่ามีหลายประเด็นเป็นโอกาสพัฒนาที่น่าสนใจ..

:: เริ่มต้นเช้าวันใหม่ ที่ห้องบัตร
ห้องบัตร เป็นจุดเริ่มต้นของข้อมูลที่มีผลกระทบกับหนว่ยงานอื่นๆ  เพราะหากส่งผิดคน ส่งผิดแผนก หรือส่งสิทธิผิดมีผลต่อผู้ป่วยโดยตรง ซึ่งจากการที่สังเกตการทำงานที่ห้องบัตร มีผมเห็นโอกาสพัฒนา ดังนี้ครับ


โอกาสพัฒนา

1. การส่งตรวจผู้ป่วยจากที่เคยตกลงไว้คือ ให้ส่งตรวจจากเลขบัตรประชาชนเป็นหลัก แต่ส่วนใหญ่จะส่งตรวจจาก HN อาจจะเป็นเพราะว่าคีย์ตัวเลขง่ายและเร็วกว่าเลข 13 หลัก แต่เนื่องจากฐานข้อมูลเดิมที่โอนข้อมูลเข้ามา ยังมีปัญหาค่อนข้างมากเนื่องจากข้อมูลผู้ป่วยหลายรายมี HN มากกว่า 1  ถ้าค้นหาข้อมูลผู้ป่วยจาก HNหรือ ชื่อ-นามสกุล อาจจะตรวจสอบไม่เจอแต่ถ้าใช้เลขบัตรประชาชน มีโอกาสเจอข้อมูลผู้ป่วยที่ CID ตรงกันได้ ดังนั้นทีมงานจึงได้กำหนดแนวทางในการส่งตรวจไว้เบื้องต้นดังนี้
1. ส่งตรวจจากเลขประจำตัวประชาชน 13 หลักเป็นอันดับแรก 
2. ส่งตรวจจาก HN  หากผู้ป่วยไม่มีบัตรประชาชน ให้ค้นหาข้อมูลจากจาก HN
3. หากไม่มีข้อมูล CID หรือ HN ที่สามารถตรวจสอบได้ให้ค้นหาจากชื่อ - สกุล
4. หากผู้ป่วยมีชื่อ-สกุลตรงกัน ให้ตรวจสอบจากข้อมูลประกอบอื่นๆ เช่น ชื่อพ่อ ชื่อแม่ วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ เป็นต้น
2. การส่งสิทธิผิด ปัญหานี้พบบ่อยๆ โดยมีประเด็นที่ผิดบ่อยๆ ดังนี้ครับ
1. สิทธิบัตรทองข้ามเครือข่าย หากจะให้ใช้สิทธิ ให้เลือก "สิทธิประกันสุขภาพ รพ.ต่างอำเภอ/รพ.ต่างจังหวัด  แต่ถ้าจะไม่ให้ใช้สิทธิบัตรทอง เลือกส่งตรวจเป็นสิทธิ "ชำระเงิน"
2. สิทธิประกันสังคม หากมาฝากครรภ์ ตรวจหลังคลอด ทำฟัน ให้ส่งตรวจด้วยสิทธิ "ชำระเงิน"
3. ทุกสิทธิหากมาขอใบรับรองแพทย์ ให้ส่งสิทธิ "ชำระเงิน" และเลือกแผนกเป็น "อื่นๆ"
4. การบาดเจ็บที่มาจากอุบัติเหตุจราจร ให้ส่งตรวจด้วยสิทธิ " พรบ.ผู้ประสบภัยจากรถ" แต่ถ้าผู้ป่วยมีสิทธิประกันสังคม สามารถเลือกใช้สิทธิประกันสังคมได้
3. การส่งตรวจซ้ำซ้อน ปัญหาที่พบบ่อย เช่น คนไข้ไปชำระเงินที่การเงินแต่มีปัญหาเรื่องสิทธิการรักษา เจ้าหน้าที่การเงินให้กลับไปแก้ไขที่ห้องบัตรและส่งข้อมูลมาใหม่ แต่แทนที่ห้องบัตรจะแก้ไขรายการส่งตรวจ แต่กลับส่งตรวจสิทธิใหม่ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลมารับบริการซ้ำซ้อน ซึ่งต้องแก้ไขโดยการลบ visit ทิ้ง
4. ควรเน้นการใช้เครื่องอ่านบัตรสมารท์การ์ด จะทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและได้ภาพถ่ายด้วย แม้ในช่วงแรกอาจจะมีคนพกบัตรประชาชนมาใช้บริการน้อย แต่หากมีการประชาสัมพันธ์และมีการช่วยกันกระตุ้นย้ำในทุกจุดบริการว่าเวลาเข้ารับบริการ และใช้บัตรประชาชนมีความสะดวกรวดเร็วกว่าจะทำให้ประชาชนให้ความสำคัญและพกบัตรประชาชนมาแสดงตนเพื่อเข้ารับบริการมากขึ้น
5. ควรมีการจัดอบรมชี้แจงแนวทางการส่งตรวจให้กับเจ้าหน้าที่ห้องบัตรเพิ่มเติม
6. การจัดพิมพ์บัตรคิวโดยใช้กระดาษขนาด A5  และนำมาฉีกแบ่งครึ่ง ส่วนที่ 1 ให้ผู้ป่วยถือไว้ และส่วนที่ 2 นำไปใช้ค้น Opd card เสนอให้ใช้กระดาษรีไซเคิลแทน
7. จุดที่น่าชมเชย คือ ห้องบัตรมีการซักถามข้อมูลผู้ติดต่อ และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของผู้รับบริการเกือบทุกคน เพื่อความสะดวกในการติดต่อภายหลัง ซึ่งตรงนี้ถือว่าทำได้ดีครับ

:: จุดคัดกรอง
เนื่องจากทาง รพ.อุบลรัตน์มีแพทย์จบใหม่มาทำงานแทนแพทย์ชุดเดิม แทบจะเรียกได้ว่าเปลี่ยนยกชุดทำให้มีผลกระทบต่อเวลาในการตรวจรักษาที่ OPD พอสมควร ดังนั้นทางทีม Admin จึงปรับ Flow ในการทำงานใหม่โดย ให้พยาบาลซักประวัติและพิมพ์ opd card เพื่อให้แพทย์ใช้บันทึกการลง dx และสั่งยาส่วนคลินิกพิเศษมีการใช้งานระบบนัด สั่ง Lab และส่งตรวจล่วงหน้าแล้ว          
โอกาสพัฒนา

1. ทีม Adminควรจัดฝึกอบรมการใช้งานโมดูลห้องตรวจให้กับแพทย์ใหม่โดยด่วน และเริ่มทดลองใช้ในช่วงที่คนไข้ไม่มากเช่น ช่วงบ่าย เป็นต้น เพราะถ้าหากปล่อยระยะเวลาให้นานเกินไป จะทำให้เกิดการยึดติดกับ Flow เดิมและไม่อยากเปลี่ยนแปลง
2. ควรมีการพิจารณาปรับแบบฟอร์ม Opd card ให้สอดคล้องกับแนวทางการให้คะแนน audit ความสมบูรณ์ของเวชระเบียน
3. การลงทะเบียนผู้ป่วยคลินิกพิเศษ ควรลงข้อมูลให้สมบูรณ์และเป็นปัจจุบัน

:: งานการเงิน
เนื่องจากยังไม่ได้มีการสั่งกระดาษต่อเนื่องสำหรับพิมพ์ใบเสร็จรับเงินมาใช้ ระบบการเงินจึงยังคงใช้วิธีการแบบผสมผสาน คือ ออกใบเสร็จรับเงินโดยการเขียนและลงบันทึกข้อมูลผ่านโปรแกรม HOSxP แต่ไม่ได้ทำทุกราย ทำให้เกิดปัญหาการสรุปข้อมูลที่ไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากเท่าที่ควร และการเชื่อมต่อข้อมูลการงานบัญชีที่ยังไม่ได้ตกลงในรายละเอียดให้ชัดเจน ทำให้การเงินกำหนดให้ออกใบเสร็จแบบแยกเล่ม คือ ใบเสร็จสำหรับสิทธิข้าราชการ 1 เล่ม ,ใบเสร็จสำหรับสิทธิชำระเงิน 1 เล่ม ฯลฯ ห้องเก็บเงินจึงมีใบเสร็จ 3-5 เล่มที่ใช้พร้อมๆกัน ทั้งนี้ทางงานการเงินให้เหตุผลว่าเพื่อสะดวกในการทำบัญชี
โอกาสพัฒนา

1. จัดทำคู่มือการตรวจสอบข้อมูลและแนวทางการออกใบเสร็จรับเงิน โดยให้สามารถจัดทำรายการเพื่อตอบโจทย์ของข้อมูลที่จะนำไปทำระบบบัญชีได้ และลดการใช้สมุดใบเสร็จหลายๆเล่มพร้อมๆกัน
2. การเก็บเงินผู้ป่วยของหน่วยงานอื่น เช่น ER ให้ยึดตัวเลขข้อมูลให้ตรงกับค่าใช้จ่ายที่แสดงในโปรแกรม HOSxP หากมีการลดหย่อน หรือมีส่วนลดต่างๆ ควรใช้ระบบ note แจ้งงานการเงินทราบไว้ด้วย
3. การตรวจสอบสิทธิและแก้ไข ควรเปิดสิทธิให้เจ้าหน้าที่การเงินสามารถยืนยัน/แก้ไขสิทธิได้ ในช่วงแรกเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ป่วยไม่ต้องเดินกลับไปกลับมา และลงบันทึกความเสี่ยงเพื่อติดตามการส่งตรวจสิทธิผิดพลาด
4. ควรจัดอบรมเจ้าหน้าที่การเงินเพิ่มเติม

:: งานห้องคลอด
สำหรับห้องคลอดยังคงมีปัญหาเรื่องการลงบันทึกข้อมูล ผมจึงขอเข้าไปศึกษาที่หน้างานจากข้อมูลที่มีพบกว่าห้องคลอดมีข้อมูลการคลอดเฉลี่ยวันละ 1 ราย แต่ละรายจะต้องมีเอกสารที่ต้องทำจำนวนมาก และอัตรากำลังส่วนหนึ่งเป็นเจ้าหน้าที่หมุนเวียนมาจากหน่วยงานอื่น ทำให้ไม่ได้ลงบันทึกข้อมูล และนอกจากนี้ยังมีรายงานบางอย่างที่ควรลดได้แต่ยังทำซ้ำเหมือนเดิม เพราะเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่น
โอกาสพัฒนา

1. ภาระงานส่วนหนึ่งของห้องคลอดและงานผู้ป่วยในที่คล้ายกันคือ การลงบันทึกข้อมูลผู้ป่วยในเอกสาร และข้อมูลส่วนหนึ่งเป็นข้อมูลซ้ำ เช่น ชื่อ -นามสกุล ,HN ,ตึกที่ admit คนไข้ 1 รายจะมีเอกสารที่ต้องเขียนข้อมูลในลักษณะนี้ประมาณ 10-12 แผ่น จึงควรใช้สติกเกอร์หรือทำฟอร์มเอกสารเพื่อลดภาระงาน โดยในเบื้องต้นผมได้ทำฟอร์มสติกเกอร์สำหรับใช้กับเครืองพิมพ์เลเซอร์เพื่อให้ใช้งาน โดยมีต้นทุนที่เพิ่มขึ้นต่อผู้ป่วย 1 ราย ประมาณ 2-3 บาท
2. การลดภาระงานบางรายการ เช่น กรณีการสั่งอาหารซึ่งทางห้องคลอดได้กำหนดรายการอาหารผ่านโปรแกรม HOSxP ให้เรียบร้อยแล้ว หน่วยงานที่นำข้อมูลไปใช้สามารถดึงข้อมูลจาก HOSxP ได้ แต่ยังมีการปฏิบัติแบบเดิม เช่น การลงข้อมูลในสมุดบันทึก รับส่งเอกสาร ฯลฯ
3. ปัญหาการลงข้อมูลที่ยังไม่สามารถลงได้ทันตาม ควรมีการมอบหมายงานให้มีผู้รับผิดชอบมาช่วยลงบันทึกข้อมูล โดยกำหนดให้เสร็จภายใน 3-5วัน หลังจำหน่ายผู้ป่วย

:: งานผู้ป่วยใน
สำหรับงานผู้ป่วยในมีการลงบันทึกข้อมูลได้ดีครับ แต่ยังมีการลงข้อมูลในเอกสารที่ซ้ำซ้อนเช่น ทะเบียนผู้ป่วย Admit ซึ่งจากการสอบถามสาเหตุที่ยังไม่ยกเลิกเพื่อไว้ใช้ทำรายงาน
โอกาสพัฒนา

1. จัดทำสติกเกอร์ Footnoteสำหรับติดเอกสาร เพื่อลดภาระงานเขียนข้อมูลที่ต้องมีการเขียนซ้ำซ้อน
2. เสนอให้ยกเลิกทะเบียน Admit แต่เปลี่ยนมาใช้การรายงาน ใน end user report แทน แต่ต้องมีการวิเคราะห์ความต้องการรายงานอีกครั้งว่านำข้อมูลจากทะเบียน Admit ไปทำอะไรบ้าง
3. การลงข้อมูลเยี่ยมบ้าน เสนอให้ใช้ผ่าน DS servive ซึ่งมีโมดูลการเยี่ยมบ้านอยู่แล้ว ซึ่งจะมีการปรับให้เหมาะสมกับการใช้งานของทีมเยี่ยมบ้านอีกครั้งใน เวอร์ชั่นต่อไป

:: งานห้องชันสูตร
พบรายงานอุบัติการณ์ความเสี่ยงเรื่องผล Lab ผิดพลาดจากการทบทวนสาเหตุเกิดจากการให้พนคนงานลงผล Lab ใน HOSxP  และโดย Flow ของห้อง Lab เองยังมีการลงบันทีกเอกสารซ้ำซ้อนส่วนหนึ่งเกิดจากการถูกกำหนดให้ต้องมีการลงทะเบียน ทำให้ไม่สามารถยกเลิกทะเบียนได้ทั้งๆที่สามารถพิมพ์ทะเบียนจาก HOSxP ได้
โอกาสพัฒนา

1. ปรับ Flow การทำงานของห้องชันสูตรและลดการลงบันทึกเอกสาร เช่น ทะเบียนรับ Lab โดยให้ใช้การพิมพ์ทะเบียน Lab จาก HOSxP แทน 

:: งาน X-ray
สำหรับงาน x-ray ปัญหาที่พบยังคงเป็นปัญหาเดิม คือการไม่ลงรับ xray สิ่งที่เห็นได้ชัดคือ ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่หายไป ซึ่งผมได้ชี้แจงให้คณะกรรมการบริหารของ รพ.อุบลรัตน์ได้เข้าใจและเห็นความแตกต่างของการไม่ลงรับ xray ซึ่งเจ้าหน้าที่ 2 คน ยังไม่สามารถทำงานแทนกันได้
โอกาสพัฒนา

1. ควรชี้แจงและทำความเข้าใจกับเจ้าหน้าที่ห้อง xray โดยด่วน รวมทั้งการฝึกอบรมการใช้งานโมดูลของ xray ที่ต้องลงรับทุกราย กรณีนอกเวลาถ้ามีการ xray สามารถใช้เครื่องจุดอื่นสำหรับลงรับได้โดยไม่ต้องเปิดเครื่องที่ห้อง x-ray เพียงแต่ใช้ login เข้าใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ในจุดอื่นแทนและควรติดตามผลการแก้ปัญหานี้อย่างต่อเนื่องทุกวัน

ในช่วงบ่ายผมนำข้อมูลเสนอในที่ประชุมกรรมการบริหาร เพื่อรายงานสรุปสถานการณ์ในรอบ 4 เดือน และแนวทางการแก้ไขปัญหาที่จะดำเนินการต่อไป บางส่วนสามารถแก้ไขได้โดยการฝึกอบรม บางส่วนต้องควบคุมกำกับโดยกรรมการบริหาร บางส่วนเป็นเรื่องของระบบงานที่ต้องตกลงทำความเข้าใจร่วมกันของทีมประสาน ฯ

โดยภาพรวมของการใช้งาน HOSxP โรงพยาบาลอุบลรัตน์ ทำได้ค่อนข้างดีครับสำหรับเวลาเพียงแค่ 3-4 เดือน ปัญหาที่ยังคงมีอยู่ก็เป็นปัญหาที่สามารถแก้ไขได้โดยการประชุมชี้แจง ฝึกอบรม จัดทำคู่มือการใช้งานให้เพิ่มเติม ซึ่งคงต้องติดตามผลกันอีกครั้งหลังจากนี้ประมาณ เดือนกันยายน เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนขึ้นปีงบประมาณ 2556

ตัวอย่างสติกเกอร์ footnote ที่ปรับใช้เป็นขนาดกระดาษสติกเกอร์สำเร็จรูป 1 แผ่น มี 12 ดวง ต้นทุนดวงละ 25 สตางค์ ใช้กับเครื่องพิมพ์ laser