กรณีศึกษา : การปรับปรุงระบบบันทึกเยี่ยมบ้าน

ผมได้รับการประสานงาน เพื่อขอปรับปรุงโปรแกรม DsHOS Service ระบบลงบันทึกเยียมบ้าน เนื่องจากตัวเวอร์ชั่นเดิมที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน พัฒนาต่อยอดจากการเยี่ยมบ้านของ PCUเป็นหลัก และทีม PCT เห็นว่ามีการเก็บข้อมูลการเยี่ยมที่น่าจะใช้ประโยชน์ได้ดี จึงนำไปใช้เก็บข้อมูลคนไข้ที่ต้องเยี่ยมบ้านรายอื่นๆด้วย แต่เนื่องจากว่าข้อมูลที่อยู่ของคนไข้นอกเขต PCU จะอยู่ที่หมู่ 0 นอกเขต รายละเอียดของที่อยู่จึงไม่ชัดเจนเหมือนกับคนไข้ในเขต และเนื้อหาของข้อมูลการเยี่ยมบ้านยังไม่ตรงกับความต้องการ กรรมการ PCT จึงส่งเรื่องขอความคิดเห็นมาทาง กรรมการ IM ว่าสามารถปรับโปรแกรมให้ตรงกับความต้องการได้หรือไหม่ หากไม่ได้จะขอให้ทำโปรแกรมแยกเก็บระหว่างคนไข้เยี่ยมบ้านของ PCU และของทีม PCT

การทำงานของทีมประสานในระบบคุณภาพ ที่หลายๆ โรงพยาบาลยังอาจจะงงๆว่า ทีมสารสนเทศหรือที่เรียกกันว่า IM นี่มีหน้าที่อะไรบ้าง ผมจึงนำกรณีนี้มาเป็นตัวอย่างเรื่องการประสานงานของทีมต่างๆ เวลาที่มีความต้องการด้านสารสนเทศ ซึ่งถ้าหากการกำหนดบทบาทหน้าที่ยังไม่ชัดเจน ทีม PCT ก็อาจจะส่งเรื่องไปให้ทางโปรแกรมเมอร์แก้ไขหรือ แยกทำโปรแกรมขึ้นใหม่  ทำให้อาจจะเป็นภาระงานที่เพิ่มขึ้นสำหรับผู้ใช้ ถ้าออกแบบไม่ดีข้อมูลก็จะไม่เชื่อมโยงกันกลายเป็นทำงานซ้ำซ้อน ดังนั้นหน้าที่ของกรรมการ IMจึงต้องพิจารณาความต้องการของผู้ใช้ ข้อมูลที่มี และความเป็นไปได้เพื่อออกแบบ software และนำเสนอให้ผู้ใช้งานมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นก่อนที่จะส่งต่อให้โปรแกรมเมอร์พัฒนาต่อไป ลองดูตัวอย่างที่ทีม IM พิจารณาแนวทางการพัฒนา software ได้จากบทความวันนี้ครับ

บันทึกเสนอ กรรมการสารสนเทศ

กรรมการ PCT เสนอขอปรับปรุงโปรแกรม DsHOS service ระบบลงบันทึกเยี่ยมบ้านเพื่อให้สะดวกในการใช้งานและประมวลผลดังนี้

1. การลงทะเบียนเยี่ยมบ้าน
• ทะเบียนเยี่ยมบ้านแสดงที่อยู่(นอกเขต) บ้านเลขที่ หมู่ที่ บ้าน ตำบล เพื่อใช้ lilst รายชื่อผู้ป่วยแต่ละบ้านสะดวกในการจัดตารางเยี่ยม และขอเพิ่มสถานที่ใกล้เคียงหรือแผนที่คร่าวๆ
• เพิ่มช่องบันทึก ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ของผู้ดูแล 2 คน สำหรับประสานงานในการเยี่ยมบ้าน
• เพิ่มการวินิจฉัยโรคประจำตัว (เช่น เบาหวาน, CVA,COPD,ซึมเศร้า จิตเภท HT และ CRF)
• สถานะปัจจุบัน หมายถึง สถานการณ์เยี่ยมบ้านสามารถปรับเปลี่ยนได้ โดยขอปรับรายการดังนี้
• เยี่ยมต่อ
• จำหน่าย โดยมีตัวเลือกระบุวันที่จำหน่าย
• สาเหตุที่จำหน่าย 
1. สิ้นสุดปัญหา
2. เสียชีวิต
3. ส่งต่อ
4. อื่นๆ
• เพิ่มสภาพปัญหา โดยมีตัวเลือกดังนี้
1. โรคเรื้อรังที่ผลการรักษาไม่ดี
2. ประเมินสภาวะสุขภาพและให้บริการดูแลรักษาที่บ้าน
3. เสี่ยงต่อการเกิดภาวะแทรกซ้อน
4. เสี่ยงต่อการทำร้ายตนเอง
5. ผู้ป่วยระยะสุดท้าย
6. ให้การฟื้นฟู
7. ประเมินครอบครัวและผู้ดูแล
8. ติดตามขาดนัดหรือใช้บริการเกินความจำเป็น
9. เยี่ยมหลังจำหน่าย
10. ประเมินสภาพเศรษฐกิจ สังคม
2. บันทึกการเยี่ยมบ้าน
1. กรณีติดตามเยี่ยมติดตามที่บ้าน ให้ regis HOSxP และส่งตรวจโดยระบุเป็นออกหน่วย และลงวินิจฉัย 1เป็นโรคหลักที่ต้องไปดูแลผู้ป่วย วินิจฉัย 2 ปัญหาที่ต้องการดูแลที่บ้าน
2. สามารถลงบันทึก VS ได้แม้ไม่ได้ regis 
3. การประเมินผลลัพธ์แต่ละ visit ของการเยี่ยม ให้มีตัวเลือกดังนี้
1. ดีขึ้น ควบคุมโรคได้ แก้ปัญหาได้บางส่วน
2. สถาพปัญหาคงเดิม แก้ปัญหาไม่ได้
3. เกิดภาวะแทรกซ้อนที่ป้องกันได้
4. ส่งผู้ป่วยมา admit ที่ รพ.โดยไม่ได้วางแผน
5. ไม่พบผู้ป่วย ไม่อยู่ ย้าย ตาย
3. การจัดทำรายงานประจำเดือน ให้มีชื่อ ที่อยู่ โรคหลัก สถานะปัจจุบัน สภาพปัญหา สามารถเลือกช่วงเวลาที่เยี่ยมได้ เรียงตามที่อยู่ สภาพปัญหา สถานะปัจจุบัน เพื่อใช้ในกิจกรรมประเมินผลภาพรวม
4. จัดทำปฏิทินเยี่ยมบ้าน (เลือกเดือนได้) ระบุชื่อ ที่อยู่ โรคประจำตัว สภาพปัญหา วันที่นัดเยี่ยมครั้งต่อไป 
5. ผู้เยี่ยมรายงานบันทึกการเยี่ยมบ้าน เก็บใน OPD card ให้มีการประเมินผล วันที่นัดเยี่ยมครั้งต่อไป

...........................................................................................................................................................

หลังจากที่ได้รับใบแสดงความต้องการปรับปรุง softwareกรรมการสารสนเทศมีบทบาทหน้าที่ในการพิจารณาวิเคราะห์ความต้องการของหน่วยงานว่า ข้อมูลดังกล่าวสามารถที่จะดำเนินการอย่างไรเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของหน่วยงานและเชื่อมโยงกับระบบงานเดิมที่มีอยู่ ต้องต้องไม่เพิ่มภาระงานกับผู้ใช้ และเพื่อให้การพัฒนา software ให้ตรงใจผู้ใช้ จึงต้องมีการพิจารณาผู้เกี่ยวข้องที่มีส่วนได้เสีย หรือต้องใช้ข้อมูลจากเยี่ยมบ้านด้วย

วิเคราะห์ผู้เกี่ยวข้อง

- กรรมการ PCT หน่วยงานหลักที่ใช้ลงบันทึกข้อมูลการเยี่ยมบ้านโดยตรง

- ฝ่ายเวชปฏิบัติครอบครัว เดิมหน่วยงานนี้มีระบบงานเยี่ยมบ้านใน HOSxP อยู่แล้ว จึงจะเห็นได้ว่าข้อมูลหมู่บ้านจะแสดงได้ถูกต้อง แต่ถ้าเป็นบ้านนอกเขตจะมีเพียงข้อมูลบ้านนอกเขต และหมู่ 999

- แพทย์ สำหรับดูบันทึกผลการติดตามเยี่ยมบ้านของทีม PCT 

- ศูนย์คอมพิวเตอร์ ผู้พัฒนาโปรแกรม

- โรงพยาบาลอื่นๆที่ใช้ โปรแกรม DsHOS Service

ดังนี้เพื่อให้การระบบงานบันทึกข้อมูลการเยี่ยมบ้านในโปรแกรม DSHOSxP Service เวอร์ชั่นใหม่ได้ประโยชน์ในการใช้งานสูงสุดและมีผลกระทบกับผู้ใช้งานให้น้อยที่สุด กรรมการสารสนเทศจึงจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์และออกแบบโปรแกรมและหารือกับโปรแกรมเมอร์ก่อนที่จะพัฒนาออกมาให้ใช้งานจริง

ออกแบบระบบบันทึกเยี่ยมบ้าน

 ข้อ 1 ทะเบียนเยี่ยมบ้านแสดงที่อยู่(นอกเขต) บ้านเลขที่ หมู่ที่ บ้าน ตำบล

รูปที่ 1 ทะเบียนเยี่ยมบ้าน version 1.554.12

ในหน้าจอของระบบบันทึกโปรแกรมเยี่ยมบ้านของ DsHOS service version 1.55.4.12 จะเห็นว่ารายชื่อหมู่บ้านกรณีที่เป็นคนไข้ซึ่งอยู่นอกเขตรับผิดชอบของ  PCU ด่านซ้ายข้อมูลจะเก็บไว้ที่บ้านนอกเขต แต่ความต้องการของทีมเยี่ยมบ้าน คือ ต้องการข้อมูลที่อยู่ในเวชระเบียนจริง  สิ่งที่ต้องพิจารณาคือจะเอาข้อมูลที่อยู่มาจากไหน ในตาราง patient หรือ บัญชี 1 ซึ่งที่พิจารณาไว้คือ ที่อยู่นอกเขตในข้อมูลบุคคลซึ่งปัจจุบันเป็นค่าว่าง โดยอาจจะทำ Tools ปรับข้อมูลที่อยู่ใน patient ให้เข้ามาในที่อยู่นอกเขตรับผิดชอบและดึงไปแสดงผลที่ทะเบียนเยี่ยมบ้าน

รูปที่ 2 ข้อมูลที่อยู่นอกเขต

ในส่วนโรคประจำตัวที่จะให้มาแสดง ผมคิดว่าจะทีมเยี่ยมบ้านลงบันทึกข้อมูลในบัญชี 1 ให้เรียบร้อย และเพิ่ม tab ผู้ดูแล เพื่อเก็บข้อมูลผู้ดูแล

รูปที่ 3 ข้อมูลโรคประจำตัว และผู้ดูแล

ในส่วนการวินิจฉัยโรคประจำตัวสามารถดึงมาจาก ICD10 ได้อยู่แล้ว เพียงแต่ให้ผู้รับผิดชอบลงบันทึกข้อมูลโรคประจำตัวใน บัญชี 1 ให้ถูกต้อง

ข้อมุลสถานะปัจจุบัน ปัจจุบันดึงมาจากตาราง Clinic_member_stuaus  ซึ่งจะต้องดูข้อมูลมาตรฐานประกอบด้วย แต่สาเหตที่จำหน่ายน่าจะเพิ่มข้อมูลได้ โดยมีรายละเอียดให้เลือก ดังนี้

• สาเหตุที่จำหน่าย 
1. สิ้นสุดปัญหา
2. เสียชีวิต
3. ส่งต่อ
4. อื่นๆ
• ปัญหา โดยมีตัวเลือกดังนี้
1. โรคเรื้อรังที่ผลการรักษาไม่ดี
2. ประเมินสภาวะสุขภาพและให้บริการดูแลรักษาที่บ้าน
3. เสี่ยงต่อการเกิดภาวะแทรกซ้อน
4. เสี่ยงต่อการทำร้ายตนเอง
5. ผู้ป่วยระยะสุดท้าย
6. ให้การฟื้นฟู
7. ประเมินครอบครัวและผู้ดูแล
8. ติดตามขาดนัดหรือใช้บริการเกินความจำเป็น
9. เยี่ยมหลังจำหน่าย
10. ประเมินสภาพเศรษฐกิจ สังคม

รูปที่ 4 ข้อมูลทะเบียนเยี่ยมบ้าน 

ข้อ 2 บันทึกการเยี่ยมบ้าน

• การประเมินผล (แต่ละ visit ) เพิ่มตัวเลือกดังนี้
1. ดีขึ้น ควบคุมโรคได้ แก้ปัญหาได้บางส่วน
2. สถาพปัญหาคงเดิม แก้ปัญหาไม่ได้
3. เกิดภาวะแทรกซ้อนที่ป้องกันได้
4. ส่งผู้ป่วยมา admit ที่ รพ.โดยไม่ได้วางแผน
5. ไม่พบผู้ป่วย ไม่อยู่ ย้าย ตาย

รูปที่ 5 บันทึกการเยี่ยมบ้าน

โดยสรุปขั้นตอนสุดท้ายของการออกแบบระบบจะได้รูปร่างหน้าตาของโปรแกรมเยี่ยมบ้านออกมา ที่จะนำเสนอให้ทีม PCT ก่อนที่จะส่งให้โปรแกรมเมอร์พัฒนาต่อดังนี้ครับ

หลังจากนำเสนอ pct แล้วอาจจะมีประเด็นที่ต้องปรับปรุงเพิ่มเติม ดังนั้นสมาชิกที่ใช้โปรแกรมเยี่ยมบ้านใน DsHOS Service อยู่สามารถเสนอความคิดเห็นเข้ามาได้นะครับ