การบันทึกข้อมูลทะเบียน STI และ VCT ตอนที่ 1

ช่วงเดือนมกราคมบริเวณหน้า "ห้องฟ้าใส"ซึ่งเป็นห้องให้คำปรึกษา มีคนมานั่งรอรับบริการแต่ละวันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งเป็นเพราะผู้รอรับบริการในช่วงนี้ส่วนใหญ่มาขอทำใบรับรองแพทย์ เพื่อไปสมัครกองทุนเงินล้าน  ซึ่งในเงื่อนไขของการตรวจสุขภาพต้องมีการตรวจเบาหวาน และตรวจเลือดเพื่อหาเชื้อ HIV

ในแต่ละวันน้องอุ๋ย พยาบาลวิชาชีพซึ่งรับผิดชอบงานให้คำปรึกษาช่วงนี้ จึงแทบจะหัวฟูเลยละครับ เพราะการเจาะเลือดเพื่อหาเชื้อ HIVไม่ใช่ว่าอยู่ดีๆจะเจาะๆจิ้มๆ เอาเลือดไปส่งได้เลย  ผู้รับบริการต้องผ่านกระบวนการให้คำปรึกษาก่อน ซึ่งในเฉพาะขั้นตอนนี้ ก็มีรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องทำหลายอย่าง แน่นอนครับว่าถ้านับตามลำดับ 1-2-3ก็จะเห็นแสงสว่างของโอกาสพัฒนา  เดิมทีผมตั้งใจไปคุยกับอุ๋ยเรื่องการลงบันทึกข้อมูลระบบโรคติดต่อทางเพศสัมพันธ์ STIและการลงบันทึกข้อมูลระบบให้คำปรึกษา VCTซึ่งเป็นระบบงานใหม่ที่เพิ่มมาใน HOSxP แต่ยังไม่มีเวลาไปนั่งจับเข่าคุยกันในระบบงานตรงนี้จริงๆจังๆ  ซึ่งในมุมมองของนักไอทีแค่เรื่องบอกให้ลงบันทึกข้อมูลก็คงคิดว่าไม่น่าจะยาก เปิดสิทธิ์การเข้าถึงและสอนการใช้งานก็น่าจะเรียบร้อย แต่ช้าก่อน.. ผมอยากให้ทุกท่านได้ลองทบทวนวิธีการทำงานแบบในระบบเดิม เพื่อจะได้เข้าใจที่มาที่ไปก่อนที่จะเติมสิ่งใหม่ๆให้กับทีมงาน

ประการแรกเลยพยาบาลที่มีหน้าที่ให้คำปรึกษาประจำวันก่อนให้บริการ จะต้องทำการลงบันทึกข้อมูลในทะเบียนให้คำปรึกษาประจำวัน (คป.2) กันซะก่อน ซึ่งรายละเอียดเนื้อหาด้านใน ถือว่าเป็น  "ความลับ" ของผู้ป่วยทีเดียว เพราะมีการเก็บข้อมูลผลการตรวจเลือดหา HIVไว้ด้วย ซึ่งจะมี HN เป็นตัวเชื่อมต่อที่สามารถใช้ติดตามกลับไปหากรู้ว่าใครเป็นเจ้าของ HN ดังนั้นข้อมูลในนี้จึงต้องเก็บไว้เป็นความลับ แต่ จะมีตัวเลขสำคัญที่เขาใช้เป็นรหัสสำหรับการสื่อสารกับหน่วยงานที่ต้องรับช่วงต่ออย่างห้องชันสูตร เพื่อไม่ให้เจ้าหน้าที่ที่ตรวจชันสูตรรู้ว่าใครเป็นเจ้าของเลือดที่ส่งมาตรวจ ดังนั้นตัวเลขรหัสสำหรับใช้ในการสื่อสารระหว่างกันเขาจึงใช้รหัสที่เรียกว่า CN แทน

หลังจากลงทะเบียน คป.2แล้ว พยาบาลยังต้องมาเขียนบันทึกในแบบให้คำปรึกษาคลินิกนิรนาม ห้องฟ้าใส ซึ่งฟอร์มนี้ก็จะมีการลงรายละเอียดวัตถุประสงค์ของการมาตรวจเลือด การประเมินความเสี่ยง การตัดสินใจตรวจไม่ตรวจ ฯลฯ โดยที่จะมีรหัสอ้างอิงกับทะเบียน คป.2 คือ HN CN  และที่สำคัญเอกสารตัวนี้ผู้รับบริการจะต้องลงลายมือชื่อด้วย ซึ่งก็จัดเป็นเอกสารลับอีกชุดหนึ่ง

หลังจากนั้น เจ้าหน้าที่จะต้องทำการเจาะเลือดและส่งไปตรวจที่ห้องชันสูตร แน่นอนครับว่ารายละเอียดค่าใช้จ่ายยังไงก็ต้องลงผ่าน HOSxP ว่่านาย ก. นาย ข. ใครตรวจ HIV บ้างและให้ห้องชันสูตรลงรับ Lab แต่ไม่ต้องลงผลใน HOSxP  เพื่อให้มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเท่านั้น แต่ในทางปฏิบัติจริงเจ้าหน้าที่ห้องแลปจะไม่ได้เจาะเลือดผู้รับบริการโดยตรง คนที่เจาะจะเป็นพยาบาลให้คำปรึกษาและส่งสิ่งส่งตรวจมาพร้อมกับใบรายงานผลที่ใช้ CN ในการสื่อสารกัน เจ้าหน้าที่ห้องแลปก็จะไม่รู้ว่าตรวจเลือดให้ใคร  เมื่อได้ผลก็จะเขียนรายงานและส่งกลับทางแบบฟอร์มเดิม

หลังจากที่ผู้รับบริการมาตามนัดเพื่อฟังผลเลือด ซึ่งก็จะต้องผ่านกระบวนการให้คำปรึกษาเพื่อเตรียมตัว เตรียมใจรับผลเลือดที่อาจจะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงในชีวิตสำหรับบางคน ในกรณีที่ผลเป็น Positive ทั้งหมดทั้งมวลนี้เขาจะพยายามให้มีผู้เกี่ยวข้อง ที่จะรับรู้ข้อมูลของผู้รับบริการที่มาตรวจเลือดให้น้อยที่สุด  แต่ด้วยความลับพิเศษนี่แหละครับ ทำให้กระบวนการทำงานเป็นความซ้ำซ้อนสำหรับเจ้าหน้าที่ให้คำปรึกษาไม่น้อย..

ผู้รับบริการในกลุ่มนี้ ที่ทั้งที่มาตรวจสุขภาพทั่วไปและต้องการตรวจ HIV,หญิงตั้งครรภ์  คู่ัรักที่วางแผนแต่งงาน หรือกรณีแพทย์สงสัย ก็ต้องเข้ารับฟังการให้คำปรึกษาจะต้องผ่านกระบวนการนี้  ซึ่งพยาบาลหรือเจ้าหน้าที่ที่ให้คำปรึกษาจึงมีอยู่หลายจุดไม่ว่าจะเป็น OPD ER คลินิกฝากครรภ์ ฝ่ายเวชปฏิบัติครอบครัว ฯลฯ แต่ละที่ก็จะมีขั้นตอนการปฏิบัติคล้ายๆกัน และต่างคนก็ต่างมีทะเบียนของใครของมันอีกด้วย (ฮา)

แล้วทีนี้จู่ๆถ้าจะเอาข้อมูลเหล่านี้ไปลงบันทึกใน HOSxP ล่ะ ??  ก็ต้องคิดกันเยอะเลยทีเดียวแหละครับ

ผมก็คิดอยู่หลายตลบ เพราะมีบางจุดบางมุมของ HOSxP ยังเป็นประเด็นปัญหาที่ไม่ตอบโจทย์ให้กับทางทีมงาน  อย่างเช่นกรณีของการส่งตรวจห้องชันสูตรที่ผมเสนอว่ามันสามารถปกปิดชื่อผู้ป่วยได้..

แต่ถ้าเราไปเปิดดูหน้าจอรายงานผลของห้องแลป แม่นแท้เลยละครับ มันปกปิดชื่อก็จริง แต่พอคลิกจะรายงานผลแลปจะมีชื่อผู้ป่วยปรากฎหราอยู่ด้านบน (แล้วมันจะลับตรงไหน) แถมมันยังเป็น HN แสดงรูปผู้ป่วยได้อีกด้วย ซึ่งถ้าจะใช้รายงานผลผ่าน HOSxP ถ้าแบบให้ลับจริงๆ คงต้องเสนอ อ.ชัยพรปรับปรุงอีกพอสมควร

ทีนี้ถ้าลองไปดูโมดูลระบบบันทึกข้อมูล STI/VCT ทั้งสองเมนูนี้สามารถให้สิทธิในการเข้าถึงโดยการเซตค่าใน system setting ได้ โดยเปิดสิทธิการ access menu ที่เกี่ยวข้อง  พอมาถึงขึ้นตอนนี้ก็มีเรื่องให้คิดอีกละครับว่า การลงข้อมูลใน HOSxPตรงเมนูระบบบันทึกข้อมูล STI และ VCT ทำอย่างไรจะลดความซ้ำซ้อนและตอบสนองได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานเหมือนเดิม  เพราะถ้าคิดแบบผิวเผินก็ลงบันทึกข้อมูลและใช้แทนทะเบียนไปเลยน่าจะได้ แต่ไม่ง่ายอย่างนั้นนะสิครับ เหตุผลสำคัญก็เพราะ "ความลับ" ของผู้ป่วยนี่แหละครับ อย่างที่ผมบอกนั่นแหละว่า ทะเบียน คป.2 มันเก็บผลการตรวจด้วย และในทะเบียน VCT มันก็เก็บผลการตรวจด้วย ทีนี้เขาไม่อยากให้มีหลายคนเกินไปเข้าถึงทะเบียนนี้ ซึ่งโอเคมันก็จำกัดได้โดยสิทธิ 

เนื่องจากว่าคนให้คำปรึกษามีหลายคน แต่ไม่ใช่ทุกคนที่จะต้องเข้าถึงทะเบียนนี้ และโมดูลของห้องแลปยังไม่สามารถปกปิตข้อมูลความลับของผู้ป่วยอย่างที่ต้องการได้ หลังจากที่พูดคุยปรึกษาหารือกันทั้งผู้ปฏิบัติ ผู้เกี่ยวข้องและทีมสารสนเทศ ได้ข้อสรุปออกมาในเบื้องต้นคือลดภาระงานเขียนเอกสารของพยาบาลให้คำปรึกษาก่อน ผมจึงให้อาร์มออกแบบ custom form (CF) ที่เมนูคัดกรอง

เมื่อลงบันทึกข้อมูลผ่านหน้าจอนี้จะได้แบบฟอร์มที่สามารถพิมพ์ออกมาเป็นขนาด A5 ทั้งฟอร์มแบบบันทึกให้คำปรึกษา และใบนำส่ง LAB รวมทั้งจะมีเลข CN ที่รันแบบอัตโนมัติด้วย  โดย FLOW งานทั้งหมดยังคงลักษณะเดิม แต่ลดภาระงานเขียนเอกสาร

หลังจากนั้นผู้รับผิดชอบงานจะรวบรวมแบบบันทึกให้คำปรึกษาและผลแล๊ปทั้งหมด นำมาบันทึกลงใน HOSxPอีกครั้ง ซึ่งข้อมูลตรงนี้จะทำหน้าที่คล้ายทะเบียน คป.2 และจำกัดสิทธิในการเข้าถึงเฉพาะเจ้าหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงเท่านั้น.. 

ครั้งหน้ามาติดตามวิธีการบันทึกข้อมูลทะเบียน STI และ VCT กันต่อครับว่า มีอะไรที่น่าสนใจ และมียังปัญหาอะไรอยู่บ้าง