PAPERLESS

ผมมีปัญหากับกระดาษกองโตที่วางอยู่บนโต๊ะทำงาน ที่พยายามสะสาง และก็พบปัญหาว่าบางเรื่องบางอย่างตัดใจลำบากที่จะทิ้งมันไปซะที หลายๆครั้งจึงเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลากับการแยกแยะเอกสาร วางกองสลับกันไปมา สุดท้ายก็กลับมา(กอง)รวมกันอยู่ที่เดิม ซึ่งยอมรับเลยครับว่าปัญหาปริมาณเอกสารที่มากมายทำให้อึดอัด เครียดดด.. และเสียเวลากับการแบกมันไปมาอยู่พอสมควร..

หันมามองดูที่ระบบบริการของโรงพยาบาล ยิ่งจัดบริการดีมากขึ้นเท่าไหร่เอกสารยิ่งเพิ่มมากขึ้น มากขึ้นและมากขึ้น เอกสารหลายรายการถูกเพิ่มขึ้นเพื่อต้องการเก็บหลักฐาน หลักฐาน..ที่มีโอกาสนำมาใช้ประโยชน์น้อยมาก  บางอย่างถูกเปิดอ่านแค่ครั้งเดียว หรือใช้อ่านแค่บางส่วนบางหน้า.. ซึ่งในวิกฤตที่เขาว่ากันว่ามักมีโอกาส ในการพัฒนา และผมคิดว่าคงต้องทำทำอะไรซักอย่างแล้ว..

Paperless  

ในช่วงแรกๆ ที่ผมได้ยินเกี่ยวกับ Paperless ด้วยความไม่เชี่ยวชาญทางด้านภาษา ผมดันตีความไปอย่างพาซื่อว่ามันน่าจะคือ การไม่ใช้กระดาษ และพยายามที่จะพลักดันให้องค์กรสนใจในแนวทางนี้ แต่ก็ยังไปไม่ถึงไหน เพราะในระบบบริการทางการแพทย์ที่มีชีวิตและความปลอดภัยของคนไข้เป็นเดิมพัน ถ้าหากวรยุทธ์ยังฝึกไม่ถึงขั้นอย่าได้ริไปแหยมยโสธรเชียว..

กว่า 6 ปีทีเดียวครับ ที่ระบบ Paperless ในฝันถูกนำมาปัดฝุ่นเพื่อคิดใหม่ ทำใหม่ หลังจากที่แนวโน้มดัชนีการตลาดทะยานพุ่งพรวด ผู้ป่วยมารับบริการที่โรงพยาบาลเพิ่มมากขึ้นจน HN ทะลุหลักแสนในปีที่แล้ว ห้องเก็บเวชระเบียนเริ่มดูคับแคบไปถนัดใจ เวลาที่ใช้ในการค้นหา จัดเก็บเอกสาร เพิ่มมากขึ้น ไม่ใช่เฉพาะงานบริการด่านหน้า ในฝั่งของฝ่ายบริหาร การเงิน การบัญชีก็มีแต่เอกสารกองโต โอ้ว..แม่เจ้า

และนั่นคือ ที่มาที่ไป ที่ทำให้องค์กรต้องมาคิดทบทวนเรื่อง "การลดการใช้กระดาษในการทำงานและในชีวิตประจำวัน" (Paperless) อย่างจริงๆจังๆอีกครั้ง

จุดหมายปลายทางของ Paperless เพื่อ?

คำถามสำคัญ ที่ผมต้องให้แน่ใจในคำตอบ เพื่อที่จะได้กำหนดวิธีการที่จะเดินไปสู่เป้าหมาย แต่ไม่ใช่่ว่าต้องทำเพราะโรงพยาบาลที่อื่นเขาทำกัน หรือเป็นเพราะคำสั่ง นโยบาย ดังนั้นถ้าลองกำหนดเป้าหมายแบบกว้างๆ เป้าหมายหลักชัยคงไปในแนวทางเดียวกันประมาณนี้ คือ..

• ลดการใช้กระดาษ แน่นอนว่าเหตุผลข้อนี้ ตรงไปตรงมาที่สุด ยิ่งใช้กระดาษน้อย ดีต่อองค์กร ดีต่อโลก (เริ่มรักษ์โลกขึ้นมาเห็นๆ)
• การค้นหาเอกสารที่มีประสิทธิภาพ มันเป็นอะไรที่น่าเบื่อ จำเจ และชีวิตการทำงานงานดูไร้ค่ามากเลยนะครับสำหรับเจ้าหน้าที่ห้องบัตร ถ้าต้องเสียเวลา ค้นออกมาแล้วก็เก็บเข้าชั้น และบางครั้งต้องหงุดหงิด ไปกับการค้นหาเอกสารทุกวัน ทุกเช้าซ้ำๆซากๆ 
• แก้ปัญหาพื้นที่เก็บเอกสารที่มีอยู่อย่างจำกัด
  ฯลฯ

เอกสารประเภทไหนที่ควรใช้ Paperless

เเพราะเอกสารทางการแพทย์ที่ใช้ในโรงพยาบาลไม่ใช่เอกสารทุกอย่างที่เหมาะจะทำpaperless ซึ่งบางประเภทที่ยังเกี่ยวข้องกับกฏหมาย กฏระเบียบทางราชการที่ต้องลงลายมือชื่อ

เมื่อลองคิดตรึกตรองแล้วผมก็ลองมาค้นหาว่าปัญหาของ รพร.ด่านซ้ายในตอนนี้อยู่ที่ไหน จุดแรกที่ผมสนใจ คือที่ห้องบัตร ซึ่งเป็นหน่วยงานในความรับผิดชอบของผมโดยตรง เป็นจุดเริ่มต้นของการเข้าใช้บริการ จุดเริ่มต้นของเอกสาร และเป็นจุดสุดท้ายของกระบวนการให้บริการทั้งหมดที่ opd card จะต้องมาจบงานที่นี่

ภาพที่  1 FLOW ระบบงานผู้ป่วยนอก

FLOW ระบบงานผู้ป่วยนอกในปัจจุบัน ยอมรับเลยครับว่าเราต้องใช้ "คน" และ "เวลา" ไปกับการค้นหา จัดเก็บ เอกสาร opd card เพื่อส่งต่อไปให้หน่วยงานอื่นๆ สำหรับใช้ในการดูประวัติการรักษาพยาบาลผู้ป่วย ปัจจุบันมีผู้รับบริการเฉลี่ย 400 คน ต่อวัน และหลายๆ วันก็มากกว่านี้เยอะ
ภาระงานที่เพิ่มมากขึ้น จึงเป็นประเด็นที่ต้องกลับมาคิดต่อว่าด้วยเทคโนโลยีที่ "มี" และ "ดี" ในปัจจุบัน น่าจะช่วยทำอะไรได้มากกว่านี้

ประเด็นเรื่องของ OPD CARD ก่อนหน้านี้ สรพ.เคยมีคำถามเกี่ยวกับการปกปิด รักษาความลับของผู้ป่วยอย่างไร  เพราะการปล่อยให้ผู้ป่วยถือ OPD CARD ไปมาคงไม่ใช่คำตอบที่ดีแน่ๆ

แต่จะว่าไปการวาง paperless ในหัวผมจางหายไปนานแล้ว เพราะเมื่อผู้ใช้ไม่ว่าจะเป็นแพทย์ พยาบาล เภสัช ฯลฯ เขาก็ดูมีความสุขกับการทำงานแบบนี้ดีอยู่แล้ว มันอาจจะไม่ใช่ปัญหาของเขาก็ได้ ทำให้ผมหันไปสนใจพัฒนาเรื่องอื่นๆ เสียเยอะ จนกระทั่งปีนี้ในแผนพัฒนาของ IM หัวหน้างานเวชระเบียนได้เสนอเรื่องเกี่ยวกับการจัดเก็บเวชระเบียน เนื่องจากปัญหาพื้นที่ในการจัดเก็บที่เริ่มคับแคบ  ในขณะที่ปี 2555-2556 โรงพยาบาลได้ปรับปรุงเกี่ยวกับระบบไฟฟ้ารวมถึงการจัดซื้อเครื่องปั่นไฟสำรองตัวใหม่ที่ทำให้ระบบไฟฟ้ามีความเสถียรมากขึ้น และที่สำคัญศูนย์คอมพิวเตอร์ก็ได้ Server ตัวใหม่ ดูเหมือนว่าอะไรๆ ก็ลงตัวและพร้อมแล้วสำหรับการเปลี่ยนแปรง.. เอ๊ย เปลี่ยนแปลง

ก่อนหน้านี้ที่ห้องบัตร ได้วางแผนจะสแกนเอกสารผู้ป่วยในเก็บไว้เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา และได้พูดคุยกันถึงว่าน่าจะสแกนเก็บไว้ใน HOSxP เลยน่าจะดีกว่า เริ่มลงมือสแกนไปได้เยอะแล้วละครับ จนกระทั่งมาประชุมวิชาการที่สุพรรณบุรี ได้รับรู้เรื่องโปรแกรมสแกนเอกสารที่น่าสนใจของบริษัทโก ทู วิน โดยเฉพาะราคาโปรโมชั่น ที่ผมบอกว่างานนี้พลาดไม่ได้แว้ววว..

คณะกรรมการสารสนเทศได้เริ่มพูดคุยแนวทางนี้และจัดทำแผนการพัฒนา เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนระบบงาน ที่ OPD  อย่างที่ผมบอกไว้ตั้งแต่แรกนะครับว่า paperless สำหรับ รพร.ด่านซ้ายไม่ได้หมายถึง no paper ซะทีเดียว ซึ่งหลังจากที่ช่วยกันวิเคราะห์ตกผลึกกันในทีมเรียบร้อย จึงได้รูปแบบที่ตอบโจทย์ได้ทุกฝ่าย อย่างเช่นว่า

• เวชระเบียนต้องการลดการค้น และการจัดเก็บ opd card 
• ศูนย์คอมพิวเตอร์ต้องการมีระบบสำรอง สำหรับดูประวัติผู้ป่วยกรณี HOSxP ใช้งานไม่ได้ 
• แพทย์ พยาบาล ต้องการความคุณภาพในการรักษาพยาบาล และความยืดหยุ่น ในการทำงาน
• เอกสารการตรวจรักษาทางการแพทย์ ต้องลงลายมือชื่อ
• งานคลินิกพิเศษ ยังคงต้องการใช้ opd card เหมือนเดิม ฯลฯ

เห็นไหม๊ละครับว่าการปรับเปลี่ยนระบบงานในโรงพยาบาลบางเรื่อง มันไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ที่อยากทำ อยากเปลี่ยนก็ทำได้เลยทันที เพราะมันมีปัจจัย และความพร้อม ไม่พร้อมหลายอย่าง

รูปที่ 2 FLOW ที่ได้จากสรุปผลการประชุม กกบ.คุณภาพ

ในวันที่ 6 ม.ค.57 นี้ ผมต้องเตรียมข้อมูลนำเสนอ ผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ ห้องบัตร,OPD,กายภาพ,ทันตกรรม,เวชปฏิบัติครอบครัว, แพทย์แผนไทย,องค์กรแพทย์,ห้องฉุกเฉิน,ห้องยา,การเงิน,ศูนย์ประกัน ซึ่งจะได้ให้ทางผู้ปฎิบัติได้วิพากษ์ และเสนอความคิดเห็น เพื่อที่จะได้นำมาปรับปรุงก่อนที่จะเริ่มใช้งานระบบนี้จริงๆ ประมาณกลางเดือนนี้ หรืออย่างช้า ก็น่าจะต้นเดือนกุมภาพันธ์

คราวหน้ามาติดตามกันต่อครับว่า ผู้ปฏิบัติเขาจะมีความเห็นด้วย หรือเห็นต่างอย่างไรบ้างกับเรื่องนี้

หมายเหตุ แผนงานที่กรรมการ IM 

• วันที่ 9 ธ.ค.56  ติดตั้งโปรแกรมสแกนเอกสารผู้ป่วยนอก / ใน 
• วันที่ 26 ธ.ค.56 นำเสนอคณะกรรมการบริหารคุณภาพ 
• วันที่ 6 ม.ค.57  ประชุมชี้แจงผู้เกี่ยวข้อง ห้องบัตร,OPD,กายภาพ,ทันตกรรม,เวชปฏิบัติครอบครัว, แพทย์แผนไทย,องค์กรแพทย์,ห้องฉุกเฉิน,ห้องยา,การเงิน,ศูนย์ประกัน 
• วันที่ 21 ม.ค.57 กรรมการ IM ,ประชุมติดตามผลการดำเนินงาน
• วันที่ 1 ก.พ.57 เริ่มใช้ระบบ Paperless

ซึ่งในเดือน มกราคม 2557 จะมีการจัดอบรมฟื้นฟูการใช้  HOSxP ให้กับหน่วยงานต่างๆ ซึ่งจะสอดรับกับการเตรียมความพร้อมของบุคลากรเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง