รักเลยจัง..ตอนที่ 12

วันนี้.. มีนัดอบรมระบบงานคัดกรองให้กับที่ม รพ.เลยครับ ทีมที่เข้าอบรมในวันนี้เป็นกลุ่มครู ก. ที่จะต้องไปถ่ายทอดให้กับคนอื่นๆ ต่อไป  โดยส่วนตัวผมแล้วทุกครั้งที่อบรมก็ถือว่าเป็นการเรียนรู้ไปด้วยตัวนะครับ ตั้งแต่การคิดหัวข้อที่จะต้องแนะนำกัน สำหรับคนที่เพิ่งเคยใช้ HOSxPครั้งแรก ควรจะเริ่มอย่างไรบ้าง วิธีการยกตัวอย่าง การเว้นช่วงให้ฝึกปฏิบัติ การสังเกตปฏิกริยา ความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุม ฯลฯ

ต้องยอมรับครับว่างานฝึกอบรมเรื่อง Software จะว่าง่ายก็ง่าย จะว่ายากก็ยาก สำหรับคนที่มีพื้นฐานการใช้งานคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว จะเป็นโปรแกรมอะไรก็ใช้เวลาไม่นานนักในการเรียนรู้นะครับ แต่ถ้ายังมีปัญหาเรื่องการ "จิ้มดีด" +การพยายามบังคับเจ้าหนูให้คอยวิ่งไปตามทิศทางที่ต้องการอยู่ละก็เป็นเรื่องได้เหมือนกัน การฝึกใช้  Software HOSxP ความยากมันอยู่ที่ว่ามันต้องคิดในเชิงระบบไปด้วย เพราะสิ่งที่พูดในวันนี้เป็นเรื่องของวิธีการใช้ทั่วไป แต่พอเอาไปเข้าระบบจริงๆ แล้วมันจะไปยังไงต่อ งานที่หน้าห้องตรวจหรือจุดคัดกรองของแต่ละที่แต่เดิมมีการจัดการอย่างไร ถ้าจะเอา HOSxPไปใช้จะทำเหมือนเดิม หรือจะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ ซึ่งแน่นอนครับว่ามันไม่ใช่แค่เฉพาะหน่วยงานตัวเอง แต่ยังอาจกระเทือนไปถึงหน่วยงานอื่นๆด้วย..

ลองนึกภาพตามผมดูนะครับ.. ถ้าสมมุติว่า Flow ระบบงานที่ OPD เป็นแบบนี้

1. คนไข้ยื่นบัตรเข้ารับบริการ
2. พยาบาลคัดกรอง ความเร่งด่วน แผนกที่จะเข้ารับบริการ
3. คนไข้ยื่นทำบัตรที่ห้องบัตร-->ห้องบัตรส่งตรวจผ่านคอมพิวเตอร์-->พิมพ์ใบสั่งยา-->ค้น OPD Card-->ส่งงานประกัน
4. งานประกันตรวจสอบและยืนยันสิทธิในคอมพิวเตอร์
5. ห้องบัตรส่ง OPD Card ไปตามแผนกต่างๆ
6. คนไข้ไปรอที่หน้าห้องตรวจ-->จับคิวเข้ารอเรียกซักประวัติ
7. พยาบาลหน้าห้องเรียกคนไข้เข้าตรวจตามคิว (และต้องรอ OPD Card เพื่อดูประวัติและบันทึกข้อมูล)
8. พยาบาลตรวจซักประวัติเขียนลงใน OPD Card 
9. พยาบาลส่งคนไข้เข้าพบแพทย์

ใน 9 ขั้นตอนนี้ มีจุดที่บันทึกข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์เพียงแค่ ห้องบัตรและงานประกันครับ แต่พยาบาลหน้าห้องตรวจยังไม่ได้ใช้ ถึงแม้ข้อมูลจะถูกส่งผ่านระบบคอมพิวเตอร์มาแล้วแต่ก็ต้องรอ OPDCard เพื่อดูประวัติเก่าและซักประวัติการเจ็บป่วยลงใน OPD Card หรือไม่ก็ต้องหาวิธีการเขียนใส่เอกสารอย่างอื่นแทนไปก่อน เพื่อไม่ให้เสียเวลา 

ดังนั้นเวลาคิดเรื่องการจัดบริการของโรงพยาบาล จึงไม่ใช่คิดแค่เรื่องคิว ขั้นตอน เท่านั้น มันยังมีความละเอียดอ่อนอีกหลายเรื่อง เช่น ความเร่งด่วนของคนไข้ตามอาการเจ็บป่วย ความปลอดภัย(ที่ต้องอาศัยประวัติเก่า) ในขณะเดียวกันก็ต้องการความรวดเร็ว เพราะปริมาณคนไข้ที่มีจำนวนมาก.. ทีนี้พอเอาระบบไอทีเข้ามามันก็ต้องคิดกันหนักสิครับว่าจะเอาอย่างไรดี..

ปัญหาตรงนี้ถ้าเตรียมตัวไม่ดีหรือคิดไม่ครอบคลุมทั้งระบบ  ช่วงที่ใช้งานจริงๆวุ่นแน่ๆครับ เคยมีบาง โรงพยาบาลที่เคยขึ้นระบบ HOSxP  ได้แค่ 2 วัน สุดท้ายทีมถอดใจกลับไปใช้ระบบเก่าก็เคยมี ทั้งนี้เพราะคิดว่า ก็แค่โปรแกรมคอมพิวเตอร์มันจะยากอะไรหนักหนา คลิกๆ จิ้มๆ กดๆ แค่นั้นเองก็น่าจะผ่านได้ ทำให้ไม่ฝึกซ้อมให้คล่อง พอเจอของจริงหาปุ่มนั้น ปุ่มนี้ไม่เจอ พาลอารมณ์เสีย หาว่าโปรแกรมมันใช้ยากไปซะอย่างงั้น

ลองดูตาม Flowแบบเดิม แล้วผมจะเพิ่มระบบคอมพิวเตอร์เข้ามา ที่จุดหน้าห้องตรวจดูนะครับ วิธีการทำงานแบบเดิม แต่เพิ่มแค่ระบบไอทีเท่านั้น..

1. คนไข้ยื่นบัตรเข้ารับบริการ
2. พยาบาลคัดกรอง ความเร่งด่วน แผนกที่จะเข้ารับบริการ
3. คนไข้ยื่นทำบัตรที่ห้องบัตร-->ห้องบัตรส่งตรวจผ่านคอมพิวเตอร์-->พิมพ์ใบสั่งยา-->ค้น OPD Card-->
4. งานประกันตรวจสอบและยืนยันสิทธิในคอมพิวเตอร์
5. ห้องบัตรส่ง OPD Card ไปตามแผนกต่างๆ
6. คนไข้ไปรอที่หน้าห้องตรวจ-->จับคิวเข้ารอเรียกซักประวัติ
7. พยาบาลหน้าห้องเรียกคนไข้เข้าตรวจตามคิว (และต้องรอ OPDCardเพื่อดูประวัติและบันทึกข้อมูล)
8. พยาบาลตรวจซักประวัติเขียนลงใน OPD card 
9. บันทึกข้อมูลลงใน คอมพิวเตอร์  
10. พยาบาลส่งคนไข้เข้าพบแพทย์

จะเห็นได้ว่าแค่เพิ่มขั้นตอนการลงข้อมูลในคอมพิวเตอร์เข้ามาในขั้นตอนที่ 9 เพียงขั้นตอนเดียว แค่นี้ก็เป็นเรื่องใหญ่แล้วละครับ ถ้าลองมาวิเคราะห์ก็จะพบโอกาสพัฒนาหลายอย่างทีเดียว เช่น

• ขั้นตอนที่ 5 และ 6 เมื่อคนไข้ถูกส่งตัวผ่านระบบคอมพิวเตอร์สามารถเรียกมาซักประวัติตามคิวที่อยู่หน้าจอได้ทันที แต่ถ้ายังไม่มีประวัติในคอมพิวเตอร์ พยาบาลจะต้องรอ OPD card 
• ขั้นตอนที่ 9 บันทึกข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์ ถ้าจะทำงานตามขั้นตอนแบบเดิมๆ นี่คือ ภาระงานที่เพิ่มขึ้นสำหรับพยาบาล ดังนั้นถ้าจะให้พยาบาลคีย์ข้อมูลและไม่ต้องเขียนลงใน OPDcard หากไม่ตกลงขั้นตอนปฏิบัติกันให้เรียบร้อย อาจมีปัญหาได้ เช่น องค์กรแพทย์บอกว่ายังไม่ใช้หรือไม่ดูข้อมูลในคอมพิวเตอร์ที่พยาบาลบันทึกจะขอดูจาก OPDcardอย่างเดียว ต้องมาคิดกันต่อครับว่าจะทำอย่างไร เพราะหากต้องคีย์ข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ และต้องเขียนใน OPDcardด้วย ก็จะกลายเป็นภาระงานที่ไม่มีใครอยากทำ และจนถึงอาจจะไม่ทำในที่สุดเพราะบันทึกลงในคอมพิวเตอร์เข้าไปแล้ว แพทย์ก็ไม่ดูอยู่ดี..
• ปัญหาการคีย์ข้อมูลช้า คีย์ผิดๆ ถูก หาปุ่มไม่เจอ ฯลฯ ปัญหาพวกนี้ยิ่งจะเพิ่มความกดดันให้กับเจ้าหน้าที่เวลาที่ให้บริการจริง

นี่ยังไม่รวมการประสานงานข้อมูลที่ต้องเชื่อมต่อกับหน่วยงานอื่นๆ เช่น  Lab หรือ  x-ray ซึ่งเมนูจุดคัดกรองพยาบาลสามารถทำให้ได้หลายอย่างครับ ถ้าได้ทดลองใช้งานดูจะเห็นว่ามันใช้งานได้ง่าย ใช้เวลาไม่นาน ซึ่งบางทีทำไปแล้วอาจจะมีคำถามว่า แพทย์สั่งเองจะดีกว่าไหม๊ เพราะถ้าแพทย์เขียนบอกให้พยาบาลสั่ง Lab หรือ x-ray พยาบาลก็ต้องมาเสียเวลาคลิกเรียกคนไข้ เข้าไปทำรายการอีกรอบ ฯลฯ ซึ่งสิ่งต่างๆ เหล่านี้เป็นจุดที่ต้องดูกันให้ละเอียดและตกลงวิธีการปฏิบัติให้ชัดเจนครับว่า ใครควรจะทำอะไรและลองฝึกซ้อมดู  แน่นอนครับว่าแต่ละหน่วยงานต้องคีย์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้น จึงต้องมีการวิเคราะห์ระบบเพื่อลดขั้นตอน ลดภาระงานจากบางอย่างที่ซ้ำซ้อนออกไป การซักซ้อมทำความเข้าใจ ทดลองใช้ ปรึกษาแก้ไขปัญหาด้วยกันจะช่วยให้การใช้งานทำได้ง่ายขึ้น

Softwareออกแบบมาให้ทำงานได้ง่ายสุดๆ แล้วละครับ สามารถทำได้ทุกอย่างที่เมนูการคัดกรอง เพียงแต่ว่า ต้องมาพิจารณาช่วยกันครับว่า โปรแกรมมันทำได้ขนาดนี้แล้ว..  วิธีการใช้งานมันก็เห็นๆ กันอยู่ว่าง่าย หรือยาก เพียงแต่ว่าทีมงานจะเรียนรู้และปรับตัวกับการทำงานในระบบใหม่นี้อย่างไร

ถึงแม้ HOSxP จะออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นเพื่อความสะดวกในการใช้งาน  แต่ไม่ใช่ว่าจะต้องให้หน่วยงานนั้น ทำเองทุกอย่างเหมือนเดิม ถ้าเข้าใจโปรแกรม เข้าใจระบบงาน กำหนดวิธีในการทำงานให้ชัดเจน แต่ละวิชาชีพพยายามช่วยกันลงบันทึกข้อมูลให้ได้มากที่สุด ระบบไอทีมันจะช่วยแบ่งเบาภาระงานบริการในแต่ละวันได้เป็นอย่างดีครับ  ดังนั้นการเปลี่ยน softwareจาก HOMcเป็น HOSxPเป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญครับ แต่ถ้าหากจะเปลี่ยน แค่ softwareใหม่ แต่ไม่เปลี่ยนวิธีการทำงาน ทุกอย่างก็จะย่ำ(แย่)อยู่กับที่และคงไม่มีอะไรแตกต่างไปจากเดิมมากนัก ซึ่งคงต้องดูกันต่อไปครับว่า ทีมโรงพยาบาลเลยจะบริหารการเปลี่ยนแปลงขององค์กรขนาดใหญ่กันได้อย่างไร..