ประเมินครบรอบ 6 เดือน รพ.จิตเวชเลยฯ

ผมได้รับคำเชิญ ให้ไปตรวจประเมินการใช้งาน HOSxP ครบรอบ 6 เดือนของโรงพยาบาลจิตเวชเลยราชนครินทร์ ในวันที่ 20 เมษายน 2555 ตามแผนการตรวจประเมินหลังจากขึ้นระบบ เดิมผมกำหนดไว้ว่าต้องมีการติดตาม 1 เดือน  3 เดือน และ 6 เดือน แต่อาจจะเป็นเพราะว่าไม่มีปัญหาอะไรมาก ทำให้ทีมงานไม่อยากรบกวนพยายามลองผิดลองถูกกันเอง และมีการติดต่อประสานงานกับผมบ้างในการแก้ปัญหาบางเรื่อง แต่ก็น้อยมากซึ่งผิดคาด สำหรับโรงพยาบาลที่ขึ้นระบบใหม่ๆ

โรงพยาบาลจิตเวชฯ  มีระบบงานที่ค่อนข้างแตกต่างกับงานของโรงพยาบาลที่ให้บริการรักษาโรคอย่างที่พวกเราคุ้นเคยกัน โมดูลที่ใช้งานน้อยกว่า แต่มีการใช้เอกสารเก็บข้อมูลค่อนข้างเยอะ เพราะการเขียนประวัติอาการทางจิตต้องเขียนอธิบายกันละเอียดพอสมควร  คงต้องมีการวิเคราะห์ระบบและปรับให้สอดคล้องกับวิธีการทำงานตามบริบทของโรงพยาบาล

ผมเดินทางถึงโรงพยาบาลจิตเวชเลยฯ เวลา 10.00 น. ตามเวลานัดหมาย คนไข้ที่โรงพยาบาลกำลังรอตรวจกันอยู่พอสมควร ทีมงานรอผมอยู่แล้วทำให้ไม่ต้องเสียเวลาอะไรกันมาก เราเริ่มดูระบบการทำงานของแต่ละหน่วยงาน โดยเริ่มที่ห้องเวชระเบียนเป็นจุดแรก..

งานเวชระเบียน

ปกติผมจะคุ้นเคยกับ OPD Card ขนาด A5 แต่ที่โรงพยาบาลจิตเวชเลยฯ น่าจะเป็นโรงพยาบาลแรกที่ผมเห็นใช้ขนาด A4 ทำให้มีพื้นที่เหลือเฟือสำหรับใส่ข้อมูล ระบบงานของห้องบัตรมีการพิมพ์บัตรคิวที่ใช้กระดาษต่อเนื่องขนาด A5 พิมพ์ออกมา 2 ใบ ใบแรกติดไว้กับ OPD Card ส่งไปให้จุดซักประวัติ ส่วนใบที่สองนำไปเสียบเป็นตัวคั่นตรงตำแหน่ง OPDcardที่เอาออกไปจากชั้นเก็บเอกสาร  เอกสารที่พิมพ์เก็บในแต่ละ  Visit ของผู้ป่วย 1 รายจะมี 2 ใบ ใบแรกเป็นเอกสารซักประวัติ ส่วนใบที่สองเป็นเอกสารการตรวจรักษาและจ่ายยาของแพทย์ สิ่งที่ผมตรวจเจอสิ่งผิดปกติอย่างแรก คือ HOSxP ที่นี่ใช้เวอร์ชั่นที่แตกต่างกันมาก ดูคร่าวๆ ไม่น่าจะน้อยกว่า 4-5 เวอร์ชั่น มีตั้งแต่ของปี 54 จนถึงปี 55 เดือน มกราคม นอกจากนี้ทางทีมงานสนใจสอบถามวิธีการสแกนเอกสารเก็บไว้ใน HOSxP  ผมได้สาธิตการใช้งานให้ดูเบื้องต้น เพราะถ้าจะใช้กันจริงๆคงต้องจัดหาเครื่อง scan document มาใช้

ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
- การใช้ HOSxP เวอร์ชั่นแตกต่างกันอาจทำให้มีปัญหาการใช้งาน

- ความสิ้นเปลืองของการใช้กระดาษต่อเนื่อง (คำนวนคร่าวๆ คนไข้ประมาณ 100 คน/วันพิมพ์ใบคิวขนาด A5  2 ใบ ราคาโดยประมาณ 30 สตางค์ ค่าใช้จ่ายประมาณ 100x2x30 =60 บาท/วัน เดือนละ 1,800 บาท) ซึ่งเอกสาร ไม่ได้นำไปใช้ประโยชน์อะไรมากในแต่ละวันพิมพ์แล้วทิ้งอยู่ในตะกร้าตรงจุดคัดกรองทุกวัน 

แนวทางแก้ไข

- อัพเดตและปรับปรุงเวอร์ชั่นของ HOSxP ให้เป็นเวอร์ชั่นล่าสุด 3.55.4.20+ 

- การพิจารณาลดขนาดของกระดาษจัดทำคิวน่าจะใช้ขนาดที่เล็กลง หรือใช้ใบเดียวน่าจะเพียงพอ

- หากต้องการใช้การ scan เก็บ OPD card ควรใช้เครือง scan document

จุดคัดกรอง
หน่วยงานถัดมาเป็นจุดซักประวัติผู้ป่วยครับ เท่าที่ผมสังเกตการใช้งานพบว่าจุดนี้ยังติดในเรื่องของการที่ต้องรอ OPD card ผู้ป่วยมาถึงก่อนถึงจะเริ่มซักประวัติได้ ส่วนหนึ่งเพราะว่าข้อมูลประวัติใน HOSxP ยังมีไม่ครบถ้วน ทำให้ต้องดูข้อมูลประวัติเก่าในเวชระเบียน แต่ปัญหาอีกอย่างหนึ่ง คือ ความไม่เข้าใจในการใช้งานเพราะคิดว่าในโมดูลคัดกรองดูประวัติเก่าไม่ได้ ทำให้ต้องไปเปิดดูในเมนู Patient EMR ทำให้ต้องเปลี่ยนเมนูไปมา ซึ่งที่จริงสามารถดูได้โดยกดปุ่ม ดูประวัติ ซึ่งคงเป็นผลมาจากการฝึกอบรม หลังจากที่ซักประวัติแล้วทางเจ้าหน้าที่จะพิมพ์เอกสารการซักประวัติขนาด A4 ออกมา 1 ชุด โดยรายละเอียดในนี้จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ส่วนบนเป็นข้อมูลการซักประวัติ ส่วนด้านล่างเป็นฟอร์มข้อมูลการตรวจร่างกายที่เอาไว้ให้แพทย์ลงบันทึกข้อมูล (ซึ่งเป็นข้อมูลในส่วนการตรวจร่างกายของแพทย์(PE)) หลังจากนั้นจะนำเอกสารแนบกับ OPD card ส่งไปให้พยาบาลหน้าห้องตรวจ จัดคิวเข้าห้องตรวจ

ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
-  การใช้งาน HOSxP ไม่ถูกต้อง และไม่ทราบรายละเอียดการใช้ทั้งหมดของโมดูลคัดกรอง
-  การซักประวัติโดยรอ OPD card ทำให้เสียเวลาและคนไข้ไม่ถูกเรียกตามคิวในระบบคอมพิวเตอร์
-  ตำแหน่งการนั่งทำงานและการจัดวางคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสม
แนวทางแก้ไข
- อบรมทักษะการใช้โมดูลจัดคัดกรองเพิ่มเติม

หน้าห้องตรวจ

จุดหน้าห้องตรวจทำหน้าที่ในการจัดคิว ออกใบนัด ออกใบส่งตัว และอธิบายรายละเอียด การปฏิบัติการนัดหมายให้กับผู้ป่วยหรือญาติ ประเด็นที่น่าสนใจ คือ ที่นี่ยังใช้ทะเบียนส่งต่อคุมเลขที่ใบส่งต่อ และจากการตรวจสอบพบว่าไม่มีการลงข้อมูลส่งต่อใน HOSxP ซึ่งสาเหตุมาจากความไม่เข้าใจและยังกังวลเรื่องการออกเลขที่ส่งต่อ ทำให้ยังคงใช้ทะเบียนคุมการออกเลขส่งต่อ

ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
- การใช้สมุดทะเบียนคุมเลขที่ส่งต่อ ไม่ได้ใช้ผ่านระบบ refer ของ HOSxP
แนวทางแก้ไข
- ชี้แจงทำความเข้าใจให้ทุกหน่วยงานทราบ และลงบันทึกข้อมูลโดยใช้เลขที่จาก HOSxP แทน
- สามารถเริ่มใช้งานได้เลย โดยตั้งเลขที่ส่งต่อให้ออกเลขต่อจากทะเบียนคุมในตาราง serial

ห้องตรวจแพทย์

การใช้งานของห้องตรวจไม่ค่อยมีปัญหาครับ หลังจากที่แพทย์ใช้งานแล้วจะพิมพ์เอกสารออกมา  1ใบมีรายละเอียดเหมือนใบสั่งยา ซึ่งข้อมูลชุดนี้จะถูกส่งไปที่ห้องยา หรือห้องอื่นๆ ต่อไป ในส่วนของเอกสารที่จะแตกต่างกัน คือ เรื่องของแบบฟอร์มที่เป็นลักษณะเฉพาะของโรงพยาบาลจิตเวช ซึ่งไม่มีช่องสำหรับลงข้อมูลใน HOSxP

ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
- การเก็บข้อมูลผู้ป่วยมีแบบฟอร์มเฉพาะ ที่ไม่มีใน HOSxP
แนวทางแก้ไข
- ให้จัดทำ UE Form สำหรับเก็บข้อมูล โดยส่งเจ้าหน้าที่มาเรียนการทำแบบฟอร์ม
- ศึกษาการใช้งาน HOSxP เพิ่มเติมกรณีส่งข้อมูลไป ER
- พิจารณาแนวทางร่วมกันเรื่อง Flow การเข้ารับบริการ เพราะมีปัญหากรณีคนไข้ไปห้องชำระเงินและไปห้องฉุกเฉินภายหลังเพื่อฉีดยาทำให้ไม่ได้ลงข้อมูลหัตถการ

ห้องการเงิน /งานประกัน
ปัญหาแรกที่งานประกันสอบถามผม คือ เรื่องทะเบียนรับส่งต่อคนไข้ ซึ่งทำให้ผมทราบว่า รพ.จิตเวชฯ ไม่ใช้ทะเบียน refer ใน HOSxP ปัญหาการรับคนไข้ต่อจากสถานบริการอื่นก็เช่นกัน ไม่มีการลงข้อมูลโดยให้เหตุผลว่าลงข้อมูลไม่ได้ ซึ่งผมได้ทดลองบันทึกข้อมูลให้ดูว่าสามารถใช้งานได้ไม่มีปัญหา
ในส่วนการเงินยังคงเจอปัญหาในเรื่องของค่าใช้จ่ายที่มีการลงย้อนหลัง จากที่เก็บเงินไปเรียบร้อยแล้ว โดยเฉพาะผู้ป่วยใน ที่ค่าใช้จ่ายไม่ตรงกัน

ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
- ไม่มีการลงรับส่งต่อใน HOSxP ทำให้ทำงานซ้ำซ้อน
- ข้อมูลการเงินของผู้ป่วยใน ไม่ถูกต้อง
- โปรแกรมโอนข้อมูลสิทธิกรมบัญชีกลางที่ได้รับอนุมัติมาเรียบร้อยแล้วนำเข้า HOSxP
แนวทางแก้ไข
- ให้ดำเนินการลงข้อมูลรับส่งต่อใน HOSxP และยกเลิกทะเบียนคุม
- กรณีผู้ป่วยในก่อนทำการรับชำระเงินให้ Rysn AN ให้เรียบร้อย และหลังจากชำระเงินแล้วให้กำหนดสถานะการเงินเป็น Confirm clearing finance ด้วยทุกรายเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลการเงินมีเปลี่ยนแปลง

ห้องฉุกเฉิน

สำหรับงานห้องฉุกเฉินเป็นอะไรที่ผิดคาดมาก เพราะปัญหาแรกที่ได้รับคือ ทำรายงานไม่ได้ ข้อมูลไม่ถูกต้อง และที่สำคัญยังมีทะเบียนเขียนที่เยอะมากหลายรายการ เช่น ทะเบียนผู้รับบริการ ทะเบียนหัตถการ ทะเบียนสังเกตอาการ

ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
- การลงบันทึกข้อมูลใน HOSxP ไม่ถูกต้อง
แนวทางแก้ไข
- จัดอบรมเพิ่มเติมสำหรับระบบงาน ER
- แก้ไขตารางข้อมูลให้ตรงกับความต้องการของหน่วยงาน
- ปรับปรุง flow งานกรณีคนไข้มาฉีดยา หลังจากที่ชำระเงินแล้ว

ผู้ป่วยใน
งานผู้ป่วยในของ รพ.จิตเวชเลย มีการใช้งานค่อนข้างดีครับ ปัญหาที่สอบถามเป็นเรื่องการลงข้อมูลกรณีนอกเวลาราชการ ซึ่ง รพ.จิตเวชไม่ได้มีเจ้าหน้าที่ประจำ 24 ชั่วโมงที่ OPD ดังนั้นนอกเวลาราชการคนไข้จะถูกส่งมาตรวจที่ IPD แทน ซึ่งคงต้องหาวิธีการจัดการ ในส่วนการลงบันทึกข้อมูลจะมีรายละเอียดหัตถการที่แตกต่างจากโรงพยาบาลทั่วไป และพบปัญหา Lab ที่มีไม่ครบ


ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
- การลงข้อมูลหัตถการ
- ผู้ป่วยมาตรวจนอกเวลาราชการ


แนวทางแก้ไข
- การปรับหัตถการให้เหมาะสม และใช้สูตรช่วยในการลงบันทึกข้อมูล
- ปรับปรุงรายการ Lab

ห้องยา
ในส่วนของห้องยา มีแต่รายละเอียดที่ต้องไปจัดทำเพิ่มในส่วนของฐานยา เช่น เหตุผล NED ยา รายการยาบางตัวที่พิมพ์สติกเกอร์เกินจำนวน ซึ่งสามารถแก้ไขได้จาการปรับฐานยา


ปัญหา ข้อเสนอแนะ โอกาสพัฒนา
-  รายการยาบางตัว สั่งพิมพ์แล้วต้องการให้ฉลากออกมาฉลากเดียวแต่มีการพิมพ์ออกมาเกิน เช่น ยาฉีด
-  การตั้งค่าฐานข้อมูลยา ไม่ครบถ้วน ทำให้ไม่สามารถพิมพ์เหตุผล NED ได้
แนวทางแก้ไข
- ปรับปรุงฐานยาให้ถูกต้อง และบางรายการต้องกำหนดใน system setting ควบคู่ไปด้วย

ช่วงบ่ายเป็นการประชุมเพื่อสรุปผลการตรวจสอบการใช้งาน HOSxP ของโรงพยาบาลจิตเวชเลยในรอบ 6 เดือน โดยสาระสำคัญที่ผมขอสรุปเพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาต่อ มีดังนี้

• ปรับปรุง HOSxP เป็นเวอร์ชั่น 3.55.4.20+ ทุกเครื่อง
• ปรับปรุงฐานยา
• ปรับปรุงฐาน Lab
• อบรมเจ้าหน้าที่เพิ่มในส่วนของการใช้งานห้อง ER
• ปรับปรุง Flow ระบบงาน
• การพิจารณายกเลิกทะเบียนรายงานต่างๆ ที่ทำให้ต้องทำงานซ้ำซ้อน
• การฝึกอบรมเรื่องเขียน  Report
• การฝึกอบรมเรื่องการทำ UE form

หลังจากนี้คงต้องมีการติดตามกันต่อครับ ว่าทางทีม Admin รพ.จิตเวชเลยฯจะดำเนินการแก้ไขปัญหากันอย่างไร  ในส่วนผมเองเริ่มเห็นปัญหาอย่างหนึ่งที่เกิดจากการฝึกอบรมครับ ที่เจ้าหน้าที่รับข้อมูลได้ไม่หมดและอาจจะยังงงๆกับการใช้งานของโปรแกรมในการอบรมครั้งแรก ทำให้ใช้งานได้ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ในส่วนของการแก้ไขปัญหา ไม่ได้มีการติดตามกันต่อเนื่องทำให้ปัญหาต่างๆ ไม่ได้รับการแก้ไขที่ถูกต้อง..